Code d’éthique et de conduite professionnelle
Introduction
Humanics Global Advisors (HGA) s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière d’éthique et de conduite professionnelle dans toutes ses activités. Le présent code d’éthique et de conduite professionnelle (ci-après dénommé « le Code ») définit les principes et les règles qui guident le comportement des employés, du personnel et des consultants du réseau HGA dans le monde entier. Il reflète l’engagement de HGA en faveur de l’intégrité, de l’honnêteté, de la transparence et de la responsabilité dans le cadre de notre mission, « Ensemble pour un monde meilleur ». Tout le personnel de HGA est tenu d’intérioriser et de respecter ce Code à tout moment, afin de garantir que notre travail est mené de manière éthique et conforme à la lettre et à l’esprit des lois et normes applicables. Le Code s’inspire des cadres éthiques des principales institutions mondiales de développement (telles que la Banque mondiale, les Nations unies, les banques régionales de développement, la Commission européenne et le FMI) qui exigent l’honnêteté, l’intégrité et le « plus haut niveau d’éthique » dans tous les projets. Bien qu’il s’aligne sur ces meilleures pratiques internationales, le présent code est la norme exclusive de HGA et doit être respecté comme condition préalable à toute collaboration avec ou pour HGA.
Objet et champ d'application
Objectif : Le présent code a pour objectif de définir clairement les attentes en matière de comportement éthique et de conduite professionnelle pour toutes les personnes représentant HGA. Il sert de guide pour aider à identifier les questions éthiques, à prendre des décisions éclairées et à respecter nos valeurs fondamentales dans notre travail quotidien. En énonçant nos engagements dans des domaines clés, de la lutte contre la corruption au respect au travail, le code contribue à maintenir la confiance de nos clients, partenaires, donateurs et communautés que nous servons.
Champ d’application : Le présent code s’applique à toutes les personnes qui travaillent avec ou représentent HGA, y compris : – Personnel interne et employés : Le personnel, les dirigeants et les administrateurs à temps plein, à temps partiel et temporaires de HGA sont tenus de respecter le présent code.
– Consultants indépendants et membres du réseau : Tous les consultants, conseillers, sous-traitants et autres experts engagés par l’intermédiaire de la plateforme numérique Humanics Global Advisors ou autrement sous contrat avec HGA doivent également respecter le présent code lorsqu’ils travaillent pour ou au nom de HGA.
– Application mondiale : Le Code est de nature mondiale. Il s’applique quel que soit le lieu et couvre les comportements dans tous les contextes professionnels, y compris le travail sur site dans le cadre de projets, les collaborations virtuelles/en ligne via la plateforme HGA et les interactions avec les clients ou les parties prenantes lors d’événements ou de réunions. Le personnel de HGA est tenu de respecter ces normes pendant et en dehors des heures de travail normales lorsqu’il représente HGA.
En acceptant un engagement auprès de HGA (en tant qu’employé ou consultant), les personnes s’engagent à respecter le présent Code. Toute violation du Code peut entraîner des mesures disciplinaires ou la résiliation du contrat, comme indiqué dans la section « Application ». Si les lois ou réglementations locales imposent des exigences plus strictes que celles du présent Code, ces règles plus strictes doivent être respectées. En cas de doute quant à la conduite à tenir, les personnes doivent demander conseil à leur supérieur hiérarchique ou au responsable de la conformité de HGA avant d’agir.
Mission et valeurs de HGA
ONotre mission : « Ensemble pour un monde meilleur. » La mission de HGA est de favoriser le développement mondial positif en exploitant un réseau de professionnels qualifiés et une plateforme numérique collaborative. Nous sommes convaincus qu’en travaillant ensemble de manière éthique et transparente, nous pouvons trouver des solutions durables pour les communautés du monde entier. Le présent code est le prolongement direct de notre mission : il garantit que notre travail est non seulement efficace, mais également mené avec une intégrité et un respect sans faille.
Valeurs fondamentales : La culture de HGA repose sur un ensemble de valeurs fondamentales qui guident tous les aspects de nos activités. Ces valeurs sont les suivantes : Intégrité, Honnêteté, Transparence, Responsabilité, Respect, Professionnalisme et Collaboration. Nous attendons de tous les membres de notre équipe et de nos consultants qu’ils incarnent ces valeurs dans leurs décisions et leur comportement. Concrètement, cela signifie : toujours faire ce qui est juste (intégrité), être sincère et digne de confiance (honnêteté), communiquer de manière ouverte et claire (transparence), assumer la responsabilité de nos actions (responsabilité), traiter chacun avec dignité et équité (respect et professionnalisme) et travailler ensemble en toute bonne foi (collaboration). En incarnant ces valeurs, nous instaurons la confiance entre nous, avec nos clients et nos partenaires, renforçant ainsi la réputation de HGA en tant que leader éthique dans le domaine du conseil en développement international.
Les sections suivantes détaillent les principes et politiques spécifiques qui découlent de notre mission et de nos valeurs. Chaque section fournit des lignes directrices visant à garantir que nos actions quotidiennes soient conformes aux normes éthiques de HGA et aux attentes de la communauté internationale du développement.
Intégrité et honnêteté
HGA considère l’intégrité et l’honnêteté comme des valeurs fondamentales. Tous les membres du personnel et consultants doivent faire preuve d’une intégrité sans faille, en agissant correctement même lorsque personne ne les observe, et d’honnêteté dans toutes leurs relations. Nous insistons sur la véracité, la sincérité et la fiabilité dans tous les aspects de notre travail. Cela implique d’être honnête dans nos communications, dans la présentation de nos capacités et dans les informations que nous fournissons à nos clients, collègues et parties prenantes.
Les principales attentes en matière d’intégrité et d’honnêteté sont les suivantes :
- Communications véridiques : Soyez toujours honnête et précis dans vos déclarations et vos documents. Ne déformez pas vos qualifications, votre expérience professionnelle ou tout autre aspect de vos références professionnelles. Toutes les informations fournies dans les CV, les propositions, les rapports et la correspondance doivent être factuelles et vérifiables. Tout acte de malhonnêteté, tel que la falsification de références ou de données relatives à un projet, constitue une violation grave de l’éthique et peut entraîner le licenciement ou la résiliation du contrat.
- Agir correctement : Prenez des décisions guidées par l’éthique et l’équité, et non par des gains personnels ou des pressions. Si l’on vous demande de faire quelque chose qui va à l’encontre du présent Code ou de vos principes moraux, refusez poliment et signalez le problème. Préserver son intégrité peut signifier refuser de participer à des activités inappropriées, même si elles semblent bénéfiques pour l’entreprise.
- Équité dans les transactions : Traitez de manière équitable et transparente avec vos clients, partenaires et collègues. Ne trichez pas, ne fraudez pas et ne trompez pas les autres. Nous honorons nos engagements et nos contrats, et nous ne faisons pas de promesses que nous ne pouvons tenir.
- Éviter les conflits de valeurs : Ne sacrifiez jamais les normes éthiques au profit des résultats. Les gains à court terme qui compromettent l’intégrité entraîneront des dommages à long terme. Chaque personne est tenue d’agir dans le meilleur intérêt de HGA tout en respectant les principes généraux d’honnêteté et de justice.
En faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté dans tout ce que nous faisons, nous favorisons la confiance à l’interne et à l’externe. Cette valeur est le fondement sur lequel reposent tous les autres éléments du Code. Chaque membre de HGA est responsable de notre réputation. Nous devons veiller à ce que notre conduite personnelle renforce constamment la confiance que nos clients et les communautés accordent à notre organisation.
Transparence et responsabilité
La transparence et la responsabilité sont essentielles à l’approche de la plateforme HGA et à notre culture collaborative. Nous croyons en une gestion ouverte et assumons la responsabilité de nos actions et décisions. Tout le personnel HGA est tenu d’être transparent dans son travail et pleinement responsable des résultats.
Les lignes directrices en matière de transparence et de responsabilité comprennent :
- Communication ouverte : Communiquez de manière ouverte, honnête et opportune. Partagez les informations appropriées avec les membres de l’équipe, les clients et les parties prenantes afin de permettre une prise de décision éclairée. Les communications importantes, telles que l’avancement du projet, les défis ou les changements, doivent être transmises rapidement et honnêtement. Nous ne dissimulons pas les informations que d’autres ont légitimement besoin de connaître.
- Transparence financière et opérationnelle : Maintenir l’exactitude et la franchise dans les questions financières, la facturation et la tenue des registres. Toutes les factures, notes de frais, budgets et documents financiers doivent refléter les transactions réelles et respecter les exigences des clients et les normes d’audit. Il est strictement interdit de déformer les informations financières ou de dissimuler la nature réelle d’une transaction.
- Responsabilité des décisions : Assumez la responsabilité de votre travail et de vos décisions. Si quelque chose ne va pas, ne rejetez pas indûment la faute sur autrui, mais reconnaissez vos erreurs et efforcez-vous de les corriger. Nous attendons de chacun qu’il assume ses responsabilités et qu’il aide les autres à respecter nos normes de manière constructive. Cela signifie qu’il faut accueillir favorablement les questions ou les critiques concernant son travail et s’engager dans la résolution des problèmes plutôt que d’adopter une attitude défensive lorsque des difficultés surviennent.
- Rapports et indicateurs : lors de la gestion de projets ou de livrables, faites preuve de transparence envers les clients et HGA quant à l’état d’avancement, aux résultats et aux éventuels contretemps. Fournissez des rapports et des mises à jour précis. Si les objectifs risquent de ne pas être atteints, informez-en à l’avance les parties concernées et assumez la responsabilité de trouver des solutions.
- Utilisation responsable de la plateforme HGA : Notre plateforme numérique est conçue pour favoriser la transparence dans la mise en relation des consultants avec les opportunités et le suivi des performances des projets. Les utilisateurs de la plateforme doivent fournir des informations véridiques dans leur profil, respecter les canaux de communication ouverts et rendre compte avec précision de l’avancement des travaux ou des heures travaillées. Les données et les analyses de la plateforme doivent être utilisées pour renforcer la responsabilité en matière de livrables et de résultats.
En adoptant la transparence, nous renforçons notre crédibilité auprès des donateurs et des partenaires qui attendent de nous une grande ouverture. En adoptant la responsabilité, nous démontrons notre fiabilité et notre esprit orienté vers les solutions. Ensemble, la transparence et la responsabilité garantissent que nos processus sont exposés au grand jour et que chaque membre de HGA peut être considéré comme digne de confiance pour remplir son rôle dans la réalisation de notre mission.
Conformité juridique
HGA exige le respect total de toutes les lois et réglementations applicables dans chaque juridiction où nous exerçons nos activités. Le respect de la loi n’est pas facultatif ni sujet à interprétation : il s’agit de la base même de notre pratique éthique. Chaque membre du personnel et chaque consultant est personnellement responsable de comprendre et de respecter les lois applicables à son travail, avec l’aide de la direction de HGA ou d’un conseiller juridique si nécessaire. Nous nous engageons également à respecter les normes professionnelles de notre secteur et les règles de conformité spécifiques de nos clients et donateurs.
Les principaux domaines de conformité juridique comprennent :
- Lois et réglementations générales : Respectez toutes les lois, règles et réglementations applicables à notre travail, qu’elles soient locales, nationales ou internationales. Cela inclut les lois relatives aux contrats, aux marchés publics, au travail et à l’emploi, à l’immigration, à la santé et à la sécurité, à la protection de l’environnement, à la propriété intellectuelle et à tout autre domaine pertinent. Nous respectons également les sanctions internationales et les contrôles commerciaux applicables. Si vous avez des doutes concernant une obligation légale, demandez conseil avant de poursuivre.
- Lois anti-corruption et anti-fraude : Respecter les lois anti-corruption telles que la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (FCPA) et la loi britannique sur la corruption, ainsi que toutes les lois locales anti-corruption et anti-fraude en vigueur dans les pays où nous travaillons. HGA interdit strictement toute forme de corruption, de pots-de-vin ou de pratiques frauduleuses (ces interdictions sont détaillées dans la section 7, Lutte contre la corruption). Nous adhérons également aux directives spécifiques des donateurs en matière de lutte contre la fraude et la corruption lorsque nous participons à des projets financés par des donateurs.
- Lois sur l’emploi et le travail : Respectez toutes les lois applicables en matière de travail, y compris celles régissant les salaires, les heures de travail, la sécurité sur le lieu de travail, la non-discrimination, les droits des travailleurs et l’interdiction du travail des enfants ou du travail forcé. HGA est une organisation qui prône l’égalité des chances et se conforme aux lois protégeant les droits de l’homme et les pratiques de travail équitables partout où nous exerçons nos activités.
- Réglementations fiscales et financières : Veiller à ce que toutes les transactions financières et pratiques comptables soient conformes aux lois fiscales et aux exigences en matière d’information financière applicables. Les consultants et le personnel doivent déclarer avec exactitude leurs revenus et payer les impôts requis. HGA se conforme également aux obligations fiscales et aux réglementations financières en vigueur dans ses juridictions. Aucun fonds parallèle ni compte non enregistré ne doit être maintenu.
- Règlements des bailleurs de fonds et des clients : De nombreux projets de HGA sont financés par des bailleurs de fonds internationaux ou des gouvernements qui imposent leurs propres règles de conformité. Lorsqu’ils travaillent sur de tels projets, tous les membres de l’équipe doivent comprendre et respecter les règlements des bailleurs de fonds (par exemple, les règles d’approvisionnement, les coûts admissibles, le code de conduite) en plus du code de HGA. Par exemple, la Banque mondiale et d’autres bailleurs de fonds importants exigent des consultants qu’ils respectent des normes éthiques strictes, et le personnel de HGA se conformera à ces dispositions comme si elles étaient pleinement intégrées au présent code.
Chaque individu est tenu d’adopter une attitude proactive en matière de conformité. Si vous soupçonnez qu’une action ou une décision pourrait enfreindre une loi ou un règlement, prenez le temps de réfléchir et demandez conseil. HGA soutiendra toute personne qui soulève des questions ou des préoccupations en matière de conformité. La non-conformité expose non seulement à des sanctions légales, mais nuit également à la réputation de HGA et sape la confiance des clients et des bénéficiaires. Par conséquent, la violation des lois ou des règles des donateurs constitue une infraction grave qui entraînera des mesures disciplinaires et éventuellement des conséquences juridiques. En nous engageant à respecter la conformité légale, nous défendons l’état de droit et donnons l’exemple du comportement attendu par la communauté internationale du développement.
Lutte contre la corruption et les pots-de-vin
HGA applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de corruption. La corruption, définie au sens large comme l’abus de pouvoir confié à des fins personnelles, est contraire à notre mission et aux résultats que nous souhaitons obtenir en matière de développement. Nous ne proposerons, n’offrirons, ne solliciterons ni n’accepterons en aucun cas des pots-de-vin ou des incitations indues. Cela s’applique aux relations avec les fonctionnaires, les clients, les partenaires, les fournisseurs et toute autre entité. Même l’apparence d’un comportement corrompu doit être évitée. Notre engagement fait écho à la position stricte adoptée par les principales organisations ; par exemple, d’autres ONG internationales prescrivent explicitement « une politique de tolérance zéro envers la corruption » avec pour principe directeur les normes éthiques et l’intégrité les plus élevées.
Les comportements interdits et les exigences prévus par la présente politique comprennent :
- Corruption et pots-de-vin : Aucun employé ou consultant ne doit, directement ou indirectement, offrir, donner, solliciter ou recevoir une quelconque forme de corruption ou de pot-de-vin. Une corruption consiste à donner ou à recevoir quelque chose de valeur (argent, cadeaux, faveurs, prêts, divertissements ou autres avantages) dans le but d’influencer une décision commerciale ou gouvernementale. Un pot-de-vin est un paiement ou un avantage accordé à une personne en récompense pour avoir facilité une transaction. Ces pratiques sont strictement interdites, qu’il s’agisse de fonctionnaires ou d’acteurs du secteur privé. Même dans les pays où ces pratiques peuvent sembler courantes, le personnel et les consultants de HGA doivent refuser et signaler toute tentative de corruption.
- Paiements de facilitation : Les « pots-de-vin » ou frais de facilitation – petits paiements non officiels versés pour accélérer les démarches administratives courantes (telles que les permis ou les formalités douanières) – sont considérés comme des pots-de-vin et sont interdits par la politique de HGA. Nous n’autorisons aucun paiement de facilitation, même s’ils sont présentés comme étant coutumiers. Toute demande de paiement de ce type doit être refusée et signalée.
- Fraude, collusion et pratiques coercitives : Le personnel de HGA ne doit pas se livrer à des pratiques frauduleuses, collusoires ou coercitives. La fraude comprend tout acte de tromperie, de supercherie ou de fausse déclaration visant à obtenir un avantage indu (tel que la falsification de déclarations financières ou de documents). La collusion implique des accords secrets entre des parties dans le but de frauder ou de tromper autrui (par exemple, la fixation des prix ou le truquage des offres dans le cadre d’appels d’offres). Les pratiques coercitives consistent à nuire ou à menacer de nuire à des personnes ou à leurs biens afin d’influencer leurs décisions. Tous ces comportements contraires à l’éthique sont catégoriquement interdits. Nous adhérons aux définitions de ces termes données par les bailleurs de fonds. Par exemple, la Banque mondiale interdit les « pratiques frauduleuses, corrompues, collusoires, coercitives ou obstructives » et HGA se conforme pleinement à cette norme.
- Lois internationales anti-corruption : Comme indiqué dans la section Conformité juridique, nous respectons les lois telles que le FCPA, le UK Bribery Act et toute autre législation similaire qui criminalisent la corruption et les actes de corruption. Ces lois peuvent avoir une portée extraterritoriale (par exemple, le FCPA s’applique aux personnes et aux entreprises américaines à l’étranger), de sorte que tout le personnel de HGA doit les connaître et s’y conformer. Toute violation peut entraîner de lourdes sanctions juridiques tant pour les individus que pour l’entreprise.
- Contrôle des cadeaux et des marques d’hospitalité : La corruption se dissimule parfois sous forme de cadeaux ou de marques d’hospitalité somptueuses. La section 9 du présent Code fournit des règles détaillées sur les cadeaux et les marques d’hospitalité acceptables. En bref, tout cadeau ou avantage destiné à influencer indûment une décision est strictement interdit. Nous mettons en place des contrôles internes (registres, autorisations) pour surveiller les cadeaux, les marques d’hospitalité, les frais de déplacement et les dons caritatifs afin de nous assurer qu’ils sont raisonnables, transparents et qu’ils ne servent pas de prétexte à la corruption.
Notre engagement zéro tolérance : Chaque employé et consultant de HGA a le devoir de lutter activement contre la corruption. Si l’on vous demande de verser un pot-de-vin ou si vous êtes confronté à une sollicitation corrompue, vous devez refuser et signaler immédiatement l’incident à la direction de HGA. HGA soutiendra le personnel qui respecte notre politique anti-corruption, même si cela entraîne une perte d’activité ou des retards. Nous préférons renoncer à une opportunité plutôt que de compromettre notre intégrité. De même, si vous soupçonnez un collègue ou un partenaire de se livrer à des actes de corruption, vous êtes tenu de le signaler (voir la section « Signalement ») afin que des mesures puissent être prises rapidement. HGA enquêtera sur toutes les allégations de corruption et prendra les mesures appropriées, y compris des mesures disciplinaires ou le renvoi devant les autorités judiciaires.
En appliquant une politique de tolérance zéro envers la corruption, HGA protège sa réputation, répond aux attentes des donateurs et, surtout, veille à ce que les ressources destinées au développement soient utilisées aux fins prévues – le bien public – plutôt que détournées à des fins privées. Cette position inébranlable contribue à créer des conditions équitables et favorise la confiance avec les communautés et les donateurs que nous servons.
Conflit d'intérêts
Un conflit d’intérêts survient lorsque les relations personnelles ou les intérêts financiers d’un individu pourraient influencer de manière inappropriée (ou sembler influencer) son jugement, ses décisions ou ses actions au nom de HGA. Tous les employés et consultants de HGA ont le devoir d’agir dans le meilleur intérêt de HGA et de ses clients, et d’éviter toute situation où leurs intérêts personnels entreraient en conflit avec leurs obligations professionnelles. Même la perception d’un conflit d’intérêts peut nuire à la crédibilité de HGA. Il est donc essentiel de faire preuve de transparence et de gérer de manière proactive les conflits potentiels.
Notre politique en matière de conflits d’intérêts est la suivante :
- Éviter et divulguer les conflits : Vous devez éviter les situations dans lesquelles vos intérêts privés (financiers, familiaux ou autres) entrent en conflit avec les intérêts de HGA ou vos obligations envers un client. Si une telle situation ne peut être évitée, vous êtes tenu de divulguer rapidement le conflit réel ou potentiel à la direction de HGA afin que des mesures appropriées puissent être prises. Une divulgation complète par écrit est requise dès que vous identifiez un conflit potentiel. Voici quelques exemples de conflits : détenir une participation financière importante dans un fournisseur ou un sous-traitant que HGA envisage d’engager ; exercer une activité de conseil externe qui entre en concurrence avec les services de HGA ; ou avoir des membres de la famille proche employés par un client ou un bénéficiaire d’un projet HGA.
- Cadeaux et faveurs de la part de parties intéressées : Ne laissez jamais des cadeaux personnels, des faveurs ou des marques d’hospitalité influencer votre objectivité (voir la section 9 sur les cadeaux). Accepter des cadeaux ou des avantages importants de la part d’un client, d’un sous-traitant ou d’un partenaire actuel ou potentiel de HGA constitue un conflit d’intérêts et est interdit. De tels cadeaux peuvent créer un sentiment d’obligation ou de partialité qui entre en conflit avec votre devoir envers HGA et l’intérêt supérieur du client.
- Népotisme et relations personnelles : Évitez toute implication dans les décisions d’embauche, de supervision ou de passation de marchés qui concernent des membres de votre famille ou des relations personnelles proches. Par exemple, si un membre de votre famille ou votre conjoint postule à un poste de consultant ou soumissionne pour un contrat avec HGA, vous devez vous récuser de toute prise de décision et divulguer cette relation. Il est strictement interdit de dissimuler des relations familiales étroites ou des liens personnels dans le cadre de l’embauche ou de l’approvisionnement. HGA mettra en place des mesures d’atténuation (telles qu’un examen indépendant des décisions) afin de gérer ces situations de manière transparente.
- Rôles multiples et emplois extérieurs : Les consultants travaillent souvent avec plusieurs organisations. Cela est acceptable tant que ces engagements n’entrent pas en conflit avec les intérêts de HGA et ne compromettent pas votre capacité à exercer vos fonctions pour HGA de manière objective. Vous devez informer HGA si vous travaillez sur un projet ou un contrat pour une autre entité qui pourrait chevaucher ou interférer avec une mission pour HGA. De même, le personnel de HGA doit divulguer tout emploi externe ou mandat au sein d’un conseil d’administration qui pourrait poser un conflit d’intérêts. L’autorisation peut être refusée ou des conditions imposées si le rôle externe est considéré comme conflictuel.
- Intégrité des achats : lorsque vous participez à l’évaluation des offres ou à la sélection des fournisseurs/partenaires, vous devez agir de manière impartiale et vous baser sur le mérite et des critères prédéfinis. Si vous avez un intérêt personnel ou un lien avec un soumissionnaire, vous devez vous récuser. Toutes les activités d’approvisionnement doivent respecter les règles applicables des bailleurs de fonds et les directives éthiques en matière d’approvisionnement, qui consistent notamment à éviter les conflits d’intérêts et à ne pas laisser les relations personnelles influencer les résultats.
HGA prend très au sérieux les conflits d’intérêts. Toutes les divulgations de conflits potentiels seront traitées avec professionnalisme, et HGA déterminera les mesures appropriées pour gérer ou éliminer le conflit (telles que la réattribution des responsabilités, l’obtention du consentement du client ou la cession de l’intérêt conflictuel). Le fait de ne pas divulguer un conflit connu ou de masquer délibérément un conflit (par exemple, par le biais d’un accord avec un tiers) constitue une violation du présent code et peut entraîner des mesures disciplinaires. Nous attendons de tous les individus qu’ils fassent preuve de bon sens et, en cas de doute, qu’ils privilégient la transparence en divulguant l’information. Le maintien de l’intégrité dans nos processus décisionnels est essentiel pour tenir notre promesse d’être des conseillers dignes de confiance, « ensemble pour un monde meilleur ».
Cadeaux et hospitalité
L’échange de cadeaux, de repas ou d’hospitalité peut faire partie intégrante des relations commerciales et culturelles, mais dans notre secteur, ces gestes comportent des risques d’influence indue ou d’apparence d’irrégularité. La politique de HGA impose des limites strictes et une transparence totale en matière d’offres ou d’acceptation de cadeaux, de divertissements ou d’autres formes d’hospitalité en rapport avec notre travail. Le principe directeur est qu’aucun cadeau, faveur ou avantage ne doit jamais être accepté ou offert s’il est susceptible d’influencer ou de sembler influencer des décisions commerciales objectives ou l’exercice de fonctions officielles. Nous maintenons une politique de tolérance zéro à l’égard des cadeaux qui constituent des pots-de-vin.
Règles relatives aux cadeaux et à l’hospitalité :
- Pas de cadeaux ou de faveurs inappropriés : Ne jamais solliciter ou accepter de cadeaux, faveurs, divertissements ou avantages en échange d’un traitement préférentiel ou d’une action/inaction officielle. De même, n’offrez pas de tels avantages à d’autres personnes dans le but de les influencer. Tout objet ou marque de courtoisie susceptible d’influencer la prise de décision ou de nuire à l’impartialité du jugement est considéré comme inapproprié. Cela inclut l’argent, les cadeaux coûteux, les divertissements somptueux, les promesses d’emploi ou les remises spéciales dont les autres ne bénéficient pas. Même l’apparence d’une contrepartie est inacceptable. Par exemple, il est interdit d’offrir un cadeau à un client pendant un processus d’appel d’offres en cours.
- Cadeaux modestes et symboliques : Les cadeaux d’une valeur symbolique qui sont purement des marques d’appréciation et constituent une courtoisie commerciale courante (tels que des stylos, des calendriers ou des articles promotionnels modestes) peuvent être acceptables, mais uniquement s’ils sont de faible valeur et offerts de manière occasionnelle. HGA définit généralement « symbolique » comme inférieur à 50 USD (ou l’équivalent local), sauf si les coutumes locales imposent un montant inférieur. Tout ce qui dépasse le cadre d’un cadeau symbolique n’est pas autorisé. Il est interdit d’accepter ou d’offrir des cadeaux ou des faveurs qui dépassent le cadre d’un cadeau symbolique (par exemple, au-delà des petits souvenirs de bureau). Si l’on vous offre un cadeau d’une valeur supérieure à un montant symbolique, refusez-le poliment ou, si le refus serait gênant dans un contexte culturel, acceptez-le au nom de HGA et informez-en immédiatement la direction. HGA décidera alors de la manière de le disposer (par exemple, en le donnant à une œuvre caritative).
- Hospitalité et événements : Une hospitalité modeste (telle qu’un déjeuner d’affaires ou un événement avec des rafraîchissements légers) peut contribuer à établir des relations, mais elle doit rester raisonnable. Les repas somptueux ou fréquents, les invitations à voyager, les billets pour des événements sportifs ou de divertissement, ou les séjours dans des centres de villégiature payés par un fournisseur ou un client ne sont généralement pas acceptables. En règle générale, l’hospitalité ne doit pas dépasser ce que HGA offrirait en retour et doit se limiter aux interactions commerciales habituelles. Toute hospitalité susceptible de créer un sentiment d’obligation doit être évitée. En cas de doute, demandez l’accord de la direction de HGA avant d’accepter.
- Cadeaux aux fonctionnaires : Une prudence particulière s’impose dans les relations avec les fonctionnaires gouvernementaux ou les représentants d’organismes donateurs. De nombreux pays et organisations ont adopté des lois ou des règles qui interdisent ou limitent strictement ce que leurs fonctionnaires peuvent recevoir. La politique de HGA consiste à ne faire aucun cadeau ni versement à des agents publics afin d’éviter toute perception de corruption. Dans les rares cas protocolaires où il est nécessaire d’offrir un cadeau à un agent public (par exemple, un cadeau symbolique lors d’une visite officielle), celui-ci doit être préalablement approuvé par la direction de HGA et dûment enregistré. HGA n’offre en aucun cas des cadeaux en espèces.
- Divulgation et tenue des registres : Tout le personnel doit signaler sans délai tout cadeau ou marque d’hospitalité offert ou reçu dont la valeur dépasse un montant symbolique. HGA tient un registre des cadeaux et marques d’hospitalité afin de garantir la transparence. Les employés/consultants doivent fournir des détails tels que la date, la description du cadeau ou de l’événement, les parties impliquées et la valeur estimée. Les responsables examineront ces informations afin de s’assurer de leur conformité. Dans certains cas, il peut vous être demandé de restituer un cadeau ou de rembourser le coût de l’hospitalité si celui-ci est jugé inapproprié. La tenue de registres clairs garantit que nos interactions restent transparentes et peuvent résister à un examen minutieux.
N’oubliez pas que ce qui peut être considéré comme une simple courtoisie dans une culture peut être perçu comme un pot-de-vin dans un autre contexte, en particulier dans le domaine du développement international. Lorsque vous représentez HGA, faites toujours preuve de prudence en matière de cadeaux et d’hospitalité. Il vaut mieux expliquer notre politique stricte à une personne qui souhaite offrir (ou recevoir) un cadeau plutôt que de compromettre notre intégrité ou d’enfreindre la loi. En veillant à ce que nos échanges restent modestes et transparents, nous protégeons à la fois notre réputation personnelle et la réputation de HGA en tant qu’organisation éthique.
Conduite professionnelle respectueuse
HGA s’engage à maintenir un environnement de travail caractérisé par le respect, le professionnalisme et l’inclusion. Toutes les formes de harcèlement, de discrimination ou d’exploitation sont strictement interdites. Nous valorisons la diversité et les contributions uniques de chaque membre de l’équipe, et nous insistons sur une culture où chacun – employés, consultants, partenaires et bénéficiaires – est traité avec dignité et équité. Une conduite professionnelle est attendue non seulement au sein de l’équipe interne de HGA, mais également dans toutes les interactions avec les clients, les fournisseurs et les parties prenantes de la communauté. Nous appliquons une tolérance zéro pour les comportements qui portent atteinte aux droits ou à la sécurité d’autrui.
Les principales normes de conduite respectueuse comprennent :
- Non-discrimination : HGA ne tolère aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’origine ethnique, la nationalité, la religion, le sexe, l’identité sexuelle, l’orientation sexuelle, l’âge, le handicap, la situation matrimoniale, l’affiliation politique ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Toutes les décisions en matière d’emploi et d’engagement (embauche, promotions, affectations, rémunération, etc.) doivent être fondées sur le mérite, les qualifications et les besoins de l’entreprise, et jamais sur des critères biaisés. Nous nous efforçons d’offrir l’égalité des chances et de favoriser un environnement inclusif où la diversité des origines et des perspectives est la bienvenue.
- Lutte contre le harcèlement : Aucune forme de harcèlement n’est tolérée. Le harcèlement désigne tout comportement importun (physique, verbal, visuel ou sexuel) qui crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant. Il peut s’agir, par exemple, d’insultes ou de blagues désobligeantes, de commentaires ou d’images offensants, d’attouchements ou d’avances sexuelles importuns, de harcèlement, d’intimidation ou de tout autre comportement qu’une personne raisonnable jugerait abusif ou inacceptable. Comme l’affirme une entreprise réputée, « BCG ne tolère le harcèlement en aucune circonstance », et ce type de comportement peut prendre de nombreuses formes, notamment des remarques verbales, des avances sexuelles ou des brimades. HGA applique la même norme élevée à l’échelle mondiale : toutes les formes de harcèlement sont interdites, qu’elles proviennent de collègues, de responsables, de clients ou de toute autre personne associée. La pression des clients ou les normes culturelles ne justifient en aucun cas un comportement harcelant.
- Prévention de l’exploitation et des abus sexuels : En particulier lors de missions sur le terrain ou d’interactions avec des populations vulnérables, le personnel et les consultants de HGA ne doivent jamais abuser de leur position à des fins sexuelles ou pour toute forme d’exploitation. L’exploitation sexuelle consiste à profiter d’une personne (souvent un bénéficiaire ou un subordonné) à des fins sexuelles – cela est strictement interdit. Les relations amoureuses consensuelles qui présentent un déséquilibre de pouvoir (par exemple entre un supérieur hiérarchique et un membre de son équipe, ou entre un consultant et un bénéficiaire dans une communauté) sont également inappropriées et doivent être évitées. HGA soutient les normes internationales en matière de protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA) et attend de son personnel qu’il respecte ces principes dans tous les projets.
- Professionnalisme et courtoisie : Adoptez une attitude professionnelle en toutes circonstances. Cela implique d’être courtois dans vos communications, constructif dans vos commentaires et calme sous pression. Même en cas de désaccord ou dans des situations très stressantes (délais serrés, conditions difficiles sur le terrain, etc.), chacun doit se comporter de manière civile et s’abstenir de crier, d’insulter ou de rabaisser autrui. Le professionnalisme s’étend également à une tenue vestimentaire appropriée et au respect des coutumes locales lors des missions.
- Lieu de travail sûr et sain : La violence, les menaces ou toute forme d’intimidation physique n’ont pas leur place chez HGA. Nous nous efforçons d’offrir un environnement de travail sûr, exempt de violence et de dangers. Les armes sont interdites sur tous les lieux de travail et lors de tous les événements organisés par HGA. L’abus de substances est également interdit : être sous l’influence de l’alcool ou de drogues au travail, ou faire un usage abusif de substances qui affecte le travail, constitue une violation de nos normes. Si le comportement d’une personne est altéré ou dangereux, ses collègues doivent le signaler afin qu’une aide puisse lui être apportée et que la sécurité soit assurée.
Signaler et traiter les problèmes : Chaque individu a la responsabilité de s’exprimer s’il est victime ou témoin de harcèlement, de discrimination ou d’autres comportements répréhensibles. Consultez la section 12 sur le signalement des comportements répréhensibles pour obtenir des conseils sur la manière de signaler un incident et sur les mesures de protection en place. HGA prendra chaque signalement au sérieux et ne tolérera aucune mesure de représailles à l’encontre des personnes qui signalent de bonne foi des problèmes. Les responsables chez HGA sont tenus de montrer l’exemple en favorisant un environnement de travail respectueux et en traitant rapidement tout comportement qui porte atteinte à ces normes. Nous fournirons également des formations ou des ressources si nécessaire afin de garantir que tous les membres de l’équipe comprennent leur rôle dans la création d’un environnement inclusif et respectueux.
En embrassant la diversité et en insistant sur un comportement respectueux, nous créons un lieu de travail où chacun peut donner le meilleur de lui-même, et nous reflétons les principes d’équité qui sous-tendent notre mission pour un monde meilleur. Traiter nos collègues et les membres de la communauté avec respect n’est pas seulement moralement juste, cela améliore également le travail d’équipe, l’innovation et la qualité de nos engagements.
Confidentialité et protection des données
Dans le cadre de leur travail, les employés et consultants de HGA ont accès à des informations sensibles. Il peut s’agir d’informations commerciales confidentielles concernant HGA ou nos clients, de données personnelles, de données techniques exclusives, de stratégies de projet, de rapports, de données financières ou d’autres documents non publics. La protection de la confidentialité et de la vie privée est à la fois une obligation éthique et souvent une exigence légale. Tout le personnel doit protéger les informations confidentielles contre toute divulgation non autorisée ou utilisation abusive, et traiter les données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données (telles que le règlement général sur la protection des données de l’UE « RGPD »).
Nos engagements et règles en matière de confidentialité et de protection des données :
- Définition des informations confidentielles : Les informations confidentielles englobent toutes les informations non publiques que vous apprenez ou créez dans le cadre de votre travail chez HGA. Elles comprennent, sans s’y limiter, les dossiers commerciaux internes, les propositions, les listes de clients, les données tarifaires, les secrets commerciaux, les conceptions techniques, les données de recherche, les codes logiciels, les informations fournies par les clients ou les partenaires, ainsi que tous les produits ou livrables qui n’ont pas encore été rendus publics. Elles comprennent également les données personnelles relatives à des individus (coordonnées, CV, numéros d’identification, informations médicales ou financières, etc.). En substance, si une information n’est pas déjà publique et est étiquetée ou généralement considérée comme sensible, elle doit être traitée comme confidentielle.
- Obligation de confidentialité : Vous ne devez divulguer aucune information confidentielle de HGA à des personnes extérieures à l’entreprise, sauf si vous y êtes dûment autorisé et protégé (par exemple, dans le cadre d’un accord de confidentialité). Même au sein de HGA ou d’une équipe de projet, ne partagez les informations qu’en cas de nécessité absolue. Pour les informations relatives aux clients que nous traitons, respectez les accords de confidentialité spécifiques à chaque client en plus des politiques de HGA. Cette obligation persiste même après la fin de votre contrat de travail ou de consultation avec HGA : vous restez tenu de préserver la confidentialité des informations jusqu’à ce qu’elles soient rendues publiques par les canaux autorisés.
- Utilisation des informations : Les informations confidentielles doivent être utilisées uniquement aux fins commerciales prévues, à savoir pour exercer vos fonctions ou mener à bien le projet pour lequel elles ont été fournies. Elles ne doivent jamais être utilisées à des fins personnelles ou à d’autres fins. Par exemple, les informations privilégiées concernant un projet ou un marché public à venir ne doivent pas être utilisées pour conseiller un autre soumissionnaire, et les données à caractère personnel ne doivent pas être consultées ou utilisées en dehors du cadre des besoins du projet.
- Protection des données et confidentialité : HGA se conforme aux principes mondiaux en matière de protection des données, y compris le RGPD, afin de garantir que les informations personnelles sont traitées de manière légale et sécurisée.
- Utilisation des informations : Les informations confidentielles doivent être utilisées uniquement aux fins commerciales prévues, à savoir pour exercer vos fonctions ou mener à bien le projet pour lequel elles ont été fournies. Elles ne doivent jamais être utilisées à des fins personnelles ou à d’autres fins. Par exemple, les informations privilégiées concernant un projet ou un marché public à venir ne doivent pas être utilisées pour conseiller un autre soumissionnaire, et les données à caractère personnel ne doivent pas être consultées ou utilisées en dehors du cadre des besoins du projet..
Toutes les données personnelles collectées ou traitées (qu’il s’agisse de données concernant des consultants, des membres du personnel de HGA, des participants à des enquêtes, etc.) doivent être : obtenues avec le consentement ou sur une autre base légale, utilisées à des fins légitimes, conservées de manière exacte et à jour, et conservées uniquement pendant la durée nécessaire. Les données personnelles sont considérées comme un sous-ensemble particulier d’informations confidentielles que nous protégeons avec le plus grand soin. Si vous traitez des données personnelles, vous devez mettre en œuvre des mesures appropriées (protection par mot de passe, cryptage, etc.) pour empêcher tout accès non autorisé ou toute violation. Le transfert transfrontalier de données personnelles doit être effectué conformément aux exigences légales. En cas de doute, consultez le responsable de la protection des données de HGA. HGA et chaque individu sont tenus de respecter les lois applicables en matière de confidentialité et les normes convenues pour le traitement des données.
- Mesures de sécurité : Respectez à tout moment les protocoles de sécurité informatique et de sécurité des données de HGA. Cela inclut l’utilisation de mots de passe forts, la sécurisation des ordinateurs portables ou des appareils, l’interdiction d’installer des logiciels non approuvés et la vigilance face aux cybermenaces (e-mails de phishing, logiciels malveillants). Ne transmettez pas de documents confidentiels via des canaux non sécurisés et ne stockez pas de données sensibles sur des appareils personnels sans autorisation. Si vous travaillez sur la plateforme numérique de HGA, assurez-vous que toutes les données que vous téléchargez sont correctement protégées conformément aux directives de la plateforme.
- Informations sur les tiers et les clients : Bon nombre de nos projets impliquent l’accès à des informations sensibles sur les clients ou à des données concernant les bénéficiaires. Traitez ces informations avec le même niveau de soin (voire davantage) que les informations propres à HGA. Respectez toutes les instructions spécifiques fournies par le client ou le donateur en matière de traitement des données. Si nécessaire, signez des accords de confidentialité supplémentaires pour certains projets et respectez pleinement ces engagements.
- Obligation de restitution ou de destruction : À la fin d’une mission ou à la demande de HGA ou d’un client, vous devez restituer ou détruire toutes les informations confidentielles en votre possession (y compris les copies papier et les fichiers électroniques), à l’exception des informations que vous êtes légalement tenu de conserver. Confirmez par écrit que vous l’avez fait si on vous le demande. Ne conservez pas de documents confidentiels à des fins personnelles.
- Signalement des violations : Si vous soupçonnez ou constatez une perte, un vol ou une divulgation non autorisée de données confidentielles ou personnelles (par exemple, un ordinateur portable perdu ou un compte piraté), vous devez immédiatement en informer la direction de HGA. Un signalement rapide nous permet de contenir le problème, d’informer les parties concernées si nécessaire et de nous conformer à toute loi relative à la notification des violations.
Le respect de la confidentialité et de la vie privée est essentiel pour maintenir la confiance : la confiance de nos clients qui partagent des informations avec nous, la confiance des consultants qui fournissent leurs données personnelles à notre plateforme et la confiance des communautés qui sont assurées que leurs données ne seront pas utilisées à mauvais escient. En protégeant avec diligence les informations sensibles, nous nous conformons également aux lois et évitons les sanctions potentiellement sévères associées aux violations de données ou à la violation de la vie privée. L’attention portée par chaque individu à la confidentialité garantit « l’intégrité des informations », qui est aussi importante pour la réputation de HGA que l’intégrité personnelle.
Signalement des fautes professionnelles et protection des lanceurs d'alerte
HGA encourage une culture d’ouverture et de responsabilité dans laquelle chacun se sent libre de signaler tout comportement contraire à l’éthique, illégal ou dangereux. Si vous voyez quelque chose, dites quelque chose. Signaler une faute professionnelle n’est pas seulement un droit, mais aussi une responsabilité de tous les employés et consultants en vertu du présent code. Nous ne pouvons pas résoudre les problèmes ni améliorer nos pratiques si nous n’en avons pas connaissance. C’est pourquoi HGA met en place des canaux de signalement et garantit que toute personne qui signale un problème de bonne foi sera protégée contre les représailles.
Comment signaler un problème : Si vous constatez une violation potentielle du présent code, des politiques de HGA ou de toute loi ou réglementation relative aux dons, ou si vous subissez des pressions pour commettre un acte répréhensible, vous devez le signaler sans délai par l’un des moyens suivants : – Superviseur ou responsable : Si vous vous sentez à l’aise, vous pouvez signaler le problème à votre supérieur hiérarchique direct ou au responsable du projet. Ils sont tenus de vous écouter et de transmettre l’information à qui de droit.
– Responsable de la conformité ou référent éthique chez HGA : HGA désignera une personne (ou une équipe) chargée de la conformité et du contrôle éthique. Vous pouvez contacter directement cette personne (par exemple, via une ligne d’assistance électronique ou un numéro de téléphone dédié à l’éthique) pour signaler vos préoccupations ou demander conseil.
– Ressources humaines : Pour les questions relatives au comportement sur le lieu de travail (harcèlement, discrimination, etc.) ou aux affaires personnelles, vous pouvez vous adresser à un représentant des ressources humaines.
– Signalement anonyme (si disponible) : HGA étudie actuellement des moyens sécurisés et confidentiels (tels qu’un formulaire en ligne ou une ligne d’assistance téléphonique tierce) permettant aux personnes qui le souhaitent de signaler leurs préoccupations de manière anonyme. Lorsqu’un tel système sera mis en place, les détails seront communiqués à l’ensemble du personnel et des consultants. Même si vous choisissez de rester anonyme, veuillez fournir autant de détails que possible afin de permettre une enquête appropriée.
Lorsque vous faites un signalement, fournissez des informations claires : qui est impliqué, ce qui s’est passé, quand et où cela s’est produit, ainsi que tout élément de preuve ou témoin. Tous les signalements seront traités avec discrétion et les informations ne seront communiquées qu’aux personnes qui ont besoin de les connaître pour enquêter et traiter le problème.
Politique de non-représailles : HGA interdit formellement toute mesure de représailles à l’encontre de toute personne qui, de bonne foi, signale un problème ou participe à une enquête. « De bonne foi » signifie que vous avez une raison honnête de croire qu’une violation a pu être commise, même s’il s’avère qu’aucune infraction n’a été constatée. Parmi les exemples de représailles, on peut citer le licenciement, la rétrogradation, la réduction de salaire, le harcèlement ou l’ostracisme d’une personne parce qu’elle a signalé un problème. De telles représailles constituent une violation grave du présent code. Comme indiqué dans d’autres codes professionnels, « En aucun cas, quiconque ne fera l’objet d’une forme quelconque de représailles pour avoir signalé de bonne foi un problème ou pour avoir participé à une enquête. » Ce principe est pleinement approuvé par HGA. Si vous pensez être victime de représailles, signalez-le immédiatement. Une enquête sera menée et, si les faits sont confirmés, des mesures disciplinaires seront prises à l’encontre de l’auteur des représailles.
Protection des lanceurs d’alerte : Les personnes qui signalent des fautes professionnelles sont souvent appelées « lanceurs d’alerte », en particulier si le problème est grave (par exemple, fraude ou corruption) et si elles signalent les activités d’autres personnes. HGA protégera les lanceurs d’alerte en préservant autant que possible la confidentialité de leur identité (dans le respect d’une enquête approfondie et des exigences légales) et en veillant à ce qu’ils ne subissent pas de conséquences négatives. Nous reconnaissons le courage qu’il faut pour signaler des problèmes et nous nous engageons à créer un environnement dans lequel les personnes peuvent exprimer leurs préoccupations sans crainte. En fait, HGA considère le fait de signaler un problème comme un acte positif de loyauté envers les valeurs et la mission de l’organisation.
Processus d’enquête : Lorsqu’un signalement est effectué, HGA mènera une enquête équitable et rapide. Cela peut impliquer que le responsable de la conformité ou un enquêteur désigné recueille des faits, interroge les personnes concernées et examine des documents. Tous les employés et consultants sont tenus de coopérer pleinement aux enquêtes internes. L’enquête sera menée de manière impartiale, dans le respect des droits de toutes les parties. Si une faute est avérée, des mesures correctives et disciplinaires appropriées seront prises (comme indiqué dans la section suivante). Si aucune faute n’est constatée, l’affaire sera classée avec les documents appropriés. HGA s’efforcera de communiquer les résultats de l’enquête à la personne qui a signalé les faits (sauf si le signalement est anonyme) et aux parties prenantes concernées, dans le respect de la confidentialité et de la vie privée.
Fausses déclarations : Bien que nous encouragions toutes les déclarations faites de bonne foi, le fait de porter délibérément une fausse accusation, c’est-à-dire de signaler sciemment quelque chose que vous savez être faux, constitue en soi une infraction grave. Un tel comportement peut nuire injustement à la réputation d’une personne. Tout abus intentionnel du système de signalement ou toute allégation de mauvaise foi entraînera des mesures disciplinaires. Cela ne s’applique pas aux cas où un signalement a été fait en croyant sincèrement à la véracité des faits, mais où ceux-ci n’ont pas été corroborés par la suite. Dans ces cas-là, aucune sanction n’est appliquée pour un soupçon non confirmé soulevé de bonne foi.
En résumé, le message de HGA est clair : si vous soupçonnez qu’il y a un problème, ne le gardez pas pour vous. Nous vous offrons des moyens de vous exprimer en toute sécurité. En signalant les problèmes dès leur apparition, nous pouvons les résoudre avant qu’ils ne s’aggravent, préservant ainsi l’intégrité de notre organisation et la confiance de ceux que nous servons. Chaque signalement est une occasion de renforcer notre culture éthique.
Mesures coercitives et disciplinaires
Le respect du présent Code d’éthique et de conduite professionnelle est une condition d’emploi ou d’engagement auprès de HGA. Les violations du Code compromettent notre mission et ne seront pas ignorées. HGA s’engage à appliquer le Code de manière cohérente et équitable dans toute l’organisation, indépendamment du poste ou de l’ancienneté de la personne concernée. Cette section décrit le cadre d’application, y compris les conséquences possibles en cas de violation et les processus que nous suivons pour y remédier.
Structure chargée de l’application : La responsabilité globale de veiller au respect du Code incombe à la direction de HGA (direction générale et conseil d’administration, le cas échéant), avec le soutien du responsable de la conformité ou du comité d’éthique. Ces instances veilleront à ce que : (a) les allégations de faute professionnelle fassent l’objet d’une enquête, (b) des mesures appropriées soient prises sur la base des conclusions, et (c) des mesures préventives (telles que des formations ou des améliorations des politiques) soient mises en œuvre afin de réduire le nombre d’incidents à l’avenir. Les décisions disciplinaires impliqueront la chaîne hiérarchique concernée et les ressources humaines, ainsi que, dans le cas des consultants, l’équipe chargée de la gestion des contrats. Lorsque des projets financés par des donateurs sont concernés, nous pouvons également être tenus de signaler certaines violations au donateur et de suivre les mesures correctives stipulées (y compris, éventuellement, le retrait d’un consultant d’un projet à la demande du donateur).
Enquête sur les violations : Comme décrit à la section 12, lorsqu’un signalement ou une indication d’inconduite est signalé, HGA ouvrira rapidement une enquête. Les problèmes mineurs peuvent être résolus par une enquête et des conseils de la part de la direction, tandis que les allégations graves (fraude, harcèlement, corruption, etc.) donneront probablement lieu à une enquête officielle. La personne visée par une plainte sera généralement informée des principales allégations et aura la possibilité de répondre ou d’expliquer son point de vue, sauf dans les cas où cela compromettrait les preuves. Les enquêtes seront documentées et menées de manière impartiale. Si nécessaire, HGA peut faire appel à des enquêteurs externes ou à des conseillers juridiques pour les cas complexes ou sensibles afin de garantir l’objectivité.
Mesures disciplinaires : Si une enquête confirme qu’une violation du Code (ou des politiques/lois connexes) a été commise, HGA décidera des mesures disciplinaires ou correctives appropriées. Ces mesures seront proportionnelles à la gravité et à la nature de l’infraction et pourront inclure une ou plusieurs des mesures suivantes :
- Accompagnement et formation : En cas d’infractions mineures ou commises pour la première fois, résultant d’un malentendu ou d’un manque de connaissances, la personne concernée peut bénéficier d’un accompagnement, d’un coaching ou être tenue de suivre une formation supplémentaire en matière d’éthique. Il s’agit d’une mesure corrective visant à prévenir de futurs problèmes.
- Avertissement verbal ou écrit : Un avertissement officiel peut être émis, documentant la faute commise et les attentes en matière d’amélioration. La poursuite ou la répétition des violations après un avertissement entraînera des conséquences plus graves.
- Mise à l’épreuve ou suspension : Un employé peut être mis à l’épreuve (avec une surveillance plus étroite de ses activités) ou suspendu sans salaire pendant un certain temps. Un consultant peut être temporairement suspendu de toute nouvelle mission.
- Retrait d’un projet ou d’un poste : Dans certains cas, il est nécessaire de retirer immédiatement une personne de son projet ou de son poste actuel. Par exemple, si le comportement d’un consultant constitue une faute grave (telle que la fraude ou le harcèlement), HGA peut retirer ce consultant du projet immédiatement en raison de la gravité de l’infraction. Les exigences des donateurs ou des clients peuvent également imposer une exclusion immédiate dans certains cas (par exemple, si une personne est interdite d’exercice ou présente un risque pour la sécurité).
- Cessation d’emploi/de contrat : En cas de violations graves ou de fautes répétées, HGA mettra fin à l’emploi du membre du personnel ou résiliera le contrat du consultant. Parmi les exemples de comportements susceptibles d’entraîner une cessation d’emploi dès la première infraction, on peut citer le détournement de fonds, la fraude intentionnelle, la corruption, les comportements violents, le harcèlement ou la discrimination graves, la violation délibérée de la loi ou les violations importantes de la confidentialité. Une résiliation pour motif valable peut rendre la personne inéligible pour tout travail futur avec HGA. Dans le cas des consultants, HGA se réserve le droit de résilier le contrat-cadre ou des ordres de travail spécifiques pour motif valable si le consultant commet une violation substantielle du présent code ou des termes du contrat.
- Action en justice et signalement : Si le comportement en question enfreint la loi (par exemple, corruption, vol, agression, violation de données, etc.), HGA peut signaler l’affaire aux autorités chargées de l’application de la loi ou aux autorités réglementaires afin qu’elles prennent les mesures qui s’imposent. HGA coopérera avec les enquêtes officielles si nécessaire. En outre, pour les projets financés par des donateurs, certaines violations peuvent devoir être signalées au donateur, ce qui pourrait entraîner des sanctions telles que l’interdiction pour la personne ou HGA de conclure de futurs contrats.
- Autres mesures correctives : HGA peut prendre d’autres mesures correctives appropriées, telles que le recouvrement des pertes causées par la faute (par le biais d’une restitution ou d’une action en justice) ou, dans les cas liés aux marchés publics, la réévaluation des attributions de contrats si l’équité a été compromise. HGA peut également présenter des excuses ou apporter des corrections à toute partie lésée par la violation, dans le cadre de la réparation du préjudice.
Le processus d’application vise à être équitable et à donner aux individus la possibilité d’être entendus. Cependant, prétendre ignorer les exigences du Code ou alléguer que « tout le monde le fait » ne sera pas considéré comme une excuse valable pour justifier une faute professionnelle. Chaque personne est responsable de son propre comportement. HGA documentera toutes les décisions disciplinaires et conservera les dossiers, tout en veillant à ce que les données personnelles et la réputation des personnes concernées soient protégées dans la mesure du possible pendant le processus.
Cohérence et équité : HGA s’engage à appliquer des mesures disciplinaires de manière cohérente. Bien que chaque cas soit examiné en fonction de ses propres faits, des violations similaires entraîneront des conséquences similaires, quelle que soit la personne impliquée. Il n’y a pas d’« exceptions » fondées sur le rang ou les résultats : par exemple, un consultant très performant qui harcèle ses collègues subira les mêmes conséquences que n’importe qui d’autre. Notre direction examinera périodiquement les décisions prises en matière d’application afin de garantir l’équité et la cohérence avec nos politiques.
Possibilité d’amélioration : Dans les cas où une personne reste chez HGA après avoir été reconnue coupable d’une faute professionnelle (par exemple, après un avertissement ou une suspension), elle sera tenue de corriger immédiatement son comportement. Un plan pourra être mis en place pour contrôler le respect des règles à l’avenir. Si la personne ne démontre pas une amélioration immédiate et durable, des mesures disciplinaires plus sévères seront prises, pouvant aller jusqu’au licenciement.
En appliquant rigoureusement ce code, nous traitons non seulement les incidents individuels, mais nous rappelons également à toutes les parties prenantes (internes et externes) que HGA prend ses engagements éthiques très au sérieux. Les mesures disciplinaires ne sont pas seulement punitives, elles sont indispensables pour défendre nos valeurs et protéger l’intégrité et la crédibilité de Humanics Global Advisors. En fin de compte, une application cohérente dissuade les comportements contraires à l’éthique et contribue à garantir que « faire ce qui est juste » reste la norme dans toute notre organisation.
Conclusion
Le Code d’éthique et de conduite professionnelle de HGA est plus qu’un simple document : il reflète qui nous sommes et ce que nous défendons en tant qu’organisation. En adhérant à ce Code, chacun d’entre nous contribue à une culture d’intégrité, de confiance et d’excellence qui distingue HGA. Notre engagement collectif en faveur d’un comportement éthique nous permet d’être « Ensemble pour un monde meilleur » en fournissant des services de conseil et de consultation de haute qualité qui favorisent un changement positif tout en respectant les normes morales les plus élevées.
Tous les employés et consultants de HGA doivent certifier qu’ils ont lu, compris et s’engagent à respecter le présent code. Gardez ce code à portée de main pour pouvoir vous y référer et n’oubliez pas que la prise de décision éthique est un exercice quotidien. Lorsque vous êtes confronté à une décision difficile, réfléchissez à nos valeurs fondamentales et aux directives contenues dans le présent code, consultez vos collègues ou vos supérieurs et choisissez la voie qui correspond à l’intégrité et à la transparence.
La direction de HGA adhère pleinement à ce code et s’engage à montrer l’exemple. Nous nous engageons également à réviser et à mettre à jour régulièrement le code afin de relever les nouveaux défis et de veiller à ce qu’il reste conforme aux meilleures pratiques mondiales et aux attentes des donateurs. L’éthique est un parcours, pas une destination : nous nous efforcerons sans cesse d’améliorer et de respecter ces principes dans toutes nos actions.
Merci de votre engagement envers ces normes. En respectant ce code, vous contribuez à maintenir un environnement où la conduite éthique est le fondement de toute réussite. Cela permet à HGA de collaborer efficacement avec ses clients et les communautés afin d’obtenir des résultats durables en matière de développement. Faisons chacun notre part pour respecter ce code, nous tenir mutuellement responsables et travailler ensemble dans un esprit de respect, d’honnêteté et de responsabilité.
Ensemble, grâce à cet engagement commun, nous pouvons véritablement construire un monde meilleur.