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Politique de protection des lanceurs d’alerte

 

Objet et champ d'application

Humanics Global Advisors LLC (« HGA ») s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière d’éthique, de transparence et de responsabilité dans toutes ses activités. La présente politique de protection des lanceurs d’alerte (« Politique ») établit un cadre pour le signalement et le traitement des cas de mauvaise conduite présumés, et s’applique de manière générale à toutes les personnes et entités impliquées dans HGA. Cela inclut les employés de HGA, les consultants indépendants, les organisations partenaires, les clients et les utilisateurs de la plateforme numérique de HGA. Conformément aux meilleures pratiques des organisations à but non lucratif et des entreprises, la protection des lanceurs d’alerte prévue par la présente Politique s’étend au-delà des employés pour couvrir les bénévoles, les sous-traitants et les autres personnes associées à l’organisation[1].

The purpose of this Policy is to encourage early identification and reporting of any unethical, illegal, or suspicious activities related to HGA’s work, and to reassure whistleblowers that they can report concerns in good faith without fear of retaliation. Prompt internal reporting of concerns allows HGA to investigate and address issues before they escalate, thereby maintaining integrity and trust in our services

Déclaration de politique générale – Conduite éthique et engagement

HGA favorise une culture d’honnêteté et de communication ouverte où les comportements répréhensibles ne sont pas tolérés. Tout le personnel et les affiliés de HGA sont tenus d’exercer leurs fonctions dans le respect de toutes les lois, réglementations et normes professionnelles applicables. Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de fraude, de corruption, d’abus de pouvoir, de conflits d’intérêts, de violations de données ou de tout autre acte répréhensible dans le cadre de nos activités. HGA adhère pleinement au principe selon lequel toutes les activités doivent être menées dans le respect des « normes éthiques les plus élevées », comme l’illustrent les directives éthiques de nos clients multilatéraux (par exemple, les règles déontologiques des consultants de la Banque mondiale).

En vertu de cette politique, chaque personne concernée a la responsabilité de signaler tout comportement répréhensible présumé. HGA encourage les signalements de bonne foi en mettant à disposition plusieurs canaux de signalement et en s’engageant à protéger efficacement toute personne qui fait part de ses préoccupations. Les représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte sont strictement interdites (voir section 5) et la responsabilité en matière de conduite éthique est appliquée à tous les niveaux de l’organisation. Cette politique s’aligne sur les valeurs fondamentales d’intégrité et de transparence de HGA et s’intègre à nos autres efforts de conformité, notamment les normes éthiques exigées par les donateurs et les accords de confidentialité internes.

Comportements à signaler (ce qu'il faut signaler)

La présente politique vise à signaler tout comportement suspecté d’être contraire à l’éthique, illégal ou irrégulier en rapport avec HGA. Les lanceurs d’alerte sont encouragés à signaler de bonne foi toute activité ou tout comportement qu’ils estiment raisonnablement constituer une faute professionnelle. Voici quelques exemples de problèmes pouvant faire l’objet d’un signalement, sans que cette liste soit exhaustive :

    • Fraude ou irrégularité financière – par exemple, vol, détournement de fonds, falsification de comptes ou utilisation abusive des fonds du projet.
    • Corruption ou pots-de-vin – offrir ou accepter des pots-de-vin, des commissions occultes ou d’autres incitations indues.
    • Abus de pouvoir ou d’autorité – utilisation abusive flagrante de sa position ou exploitation de clients, de consultants ou de ressources.
    • Conflit d’intérêts – intérêts personnels ou financiers non divulgués qui entrent en conflit avec les intérêts de HGA ou d’un client.
    • Violation des lois ou réglementations – toute violation des lois applicables, des règles des donateurs ou des obligations contractuelles (telles que la fraude en matière de marchés publics ou les violations des lois anti-corruption).
    • Violations de données ou atteintes à la vie privée – accès non autorisé, divulgation ou utilisation abusive de données confidentielles ou personnelles, ou tout incident de cybersécurité compromettant les informations de HGA ou de ses clients.
    • Violations graves des politiques ou comportements contraires à l’éthique – telles que des violations substantielles des codes de conduite, de confidentialité ou des normes professionnelles de HGA.
    • Pratiques dangereuses, discriminatoires ou abusives – y compris le harcèlement au travail, la discrimination ou toute autre faute grave portant atteinte aux droits ou à la sécurité des personnes.

HGA encourage le signalement de tout acte répréhensible constaté, qu’il implique le personnel, les consultants, les clients ou toute autre partie liée à un projet HGA. Il est important de noter que les signalements ne se limitent pas aux questions financières ; ils peuvent également porter sur des risques pour la santé et la sécurité, des violations des droits de l’homme ou d’autres préoccupations d’ordre éthique. Si une personne a des doutes quant à la pertinence d’une situation, nous l’encourageons à privilégier le signalement dans le cadre de la présente politique. Quel que soit le sujet, tous les signalements seront pris au sérieux et examinés conformément à la section 6 (Processus d’enquête).

Canaux et procédures de signalement

4.1 Comment signaler un problème : HGA propose plusieurs canaux pour signaler un problème. Les lanceurs d’alerte doivent utiliser la méthode qui leur convient le mieux. Les signalements peuvent être effectués via l’un des canaux officiels suivants :

  • Formulaire de contact en ligne : Envoyez un rapport via le formulaire de contact officiel de HGA à l’adresse https://humanicsgroup.com/contact-us. Ce formulaire est accessible au public sur notre site Web. Il peut être utilisé pour envoyer une description écrite du problème. Vous pouvez choisir d’omettre votre nom ou toute information permettant de vous identifier si vous souhaitez rester anonyme.
  • Adresse e-mail dédiée : Envoyez un e-mail à info@humanicsgroup.org décrivant le problème ou l’activité suspecte. Cette boîte de réception dédiée est surveillée par la direction générale de HGA (ou un responsable de la conformité désigné). Vous pouvez utiliser un compte e-mail personnel ou alternatif si vous préférez ne pas utiliser votre e-mail HGA. Si vous ne souhaitez pas révéler votre identité, vous pouvez envoyer votre e-mail depuis une adresse qui ne permet pas de vous identifier.
  • Assistance interne à la plateforme : Les utilisateurs de la plateforme numérique DevTender de HGA peuvent également signaler des problèmes via le système interne de tickets d’assistance de la plateforme. Les consultants ou représentants de clients connectés peuvent se rendre dans la section « Assistance » de la plateforme et créer un ticket d’assistance détaillant le problème. Le système enregistrera le ticket et alertera le personnel d’assistance autorisé de HGA. (Remarque : bien que le mécanisme d’assistance de la plateforme soit disponible pour plus de commodité, il peut être préférable d’utiliser le formulaire de contact public ou l’adresse e-mail dédiée pour les questions sensibles liées à la dénonciation, en particulier si l’anonymat est souhaité.)

Lorsque vous faites un signalement, fournissez autant de détails que possible sur les faits présumés (qui, quoi, quand, où et comment). Joignez toute preuve ou tout document justificatif disponible. Cependant, n’essayez pas de mener votre propre enquête ni de confronter les personnes impliquées ; contentez-vous de signaler ce que vous savez ou soupçonnez.

4.2 Signalement anonyme et confidentiel : Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme si le déclarant le souhaite. Le formulaire de contact et les canaux de communication par e-mail de HGA permettent d’omettre les informations permettant d’identifier la personne. Les signalements anonymes feront l’objet d’une enquête dans la mesure du possible. Les lanceurs d’alerte sont encouragés (mais pas obligés) à fournir leurs coordonnées, car cela permet à HGA de rechercher des informations supplémentaires si nécessaire et de fournir un retour d’information. Si vous divulguez votre identité, HGA la gardera strictement confidentielle, comme décrit à la section 7.

Tous les signalements, qu’ils soient anonymes ou non, seront traités de manière confidentielle. HGA veillera à ce que les informations relatives au signalement ne soient communiquées qu’aux personnes qui ont besoin de les connaître afin de mener l’enquête ou de prendre des mesures. Cela implique de limiter la connaissance du signalement à l’équipe d’enquête désignée et aux cadres supérieurs concernés, sauf si la divulgation est requise par la loi ou nécessaire pour mener efficacement l’enquête (voir la section 7 sur la confidentialité).

4.3 Signalement externe : La présente politique porte principalement sur le signalement interne à HGA. HGA encourage le signalement interne comme moyen le plus efficace de traiter rapidement les problèmes. Toutefois, rien dans la présente politique n’empêche quiconque de signaler ses préoccupations directement aux autorités externes ou aux organismes de réglementation compétents. Les lanceurs d’alerte ont le droit de s’adresser à des organismes de réglementation externes, aux forces de l’ordre ou à des organisations donatrices (telles que le bureau d’intégrité de la Banque mondiale ou les organes de contrôle des Nations unies) s’ils le jugent nécessaire. Dans de nombreuses juridictions, les lanceurs d’alerte sont protégés par la loi lorsqu’ils signalent des faits aux autorités gouvernementales ou de contrôle. HGA n’exercera aucune représailles à l’encontre de toute personne ayant signalé de bonne foi un fait à une autorité externe. (Nous demandons toutefois que, dans la mesure du possible, les préoccupations soient d’abord soulevées en interne, afin que HGA ait la possibilité de traiter le problème directement.)

Cette approche multicanale du signalement vise à répondre aux exigences des meilleures pratiques internationales, telles que celles énoncées dans la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte, qui impose la mise en place de canaux de signalement internes efficaces et confidentiels. Notre objectif est de rendre le signalement aussi accessible que possible à toutes les parties prenantes.

Processus d'enquête

Tous les signalements effectués dans le cadre de la présente politique feront l’objet d’une enquête rapide et approfondie, menée de manière équitable et objective. HGA mènera les enquêtes en interne ou avec une aide externe, selon le cas, en fonction de la nature des allégations et des parties concernées. La procédure générale est la suivante :

  1. Accusé de réception du signalement : Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception d’un signalement, HGA accusera réception au lanceur d’alerte (si l’identité ou les coordonnées de celui-ci sont connues). L’accusé de réception peut prendre la forme d’un e-mail ou d’un message écrit confirmant que le signalement a été reçu et sera traité avec sérieux. (Les auteurs anonymes ne recevront pas d’accusé de réception, mais leur signalement sera tout de même traité dans les plus brefs délais.)
  2. Évaluation préliminaire : Dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception, le responsable de la conformité désigné par HGA ou l’équipe de direction procédera à un examen préliminaire de l’allégation. L’objectif de cette évaluation initiale est de déterminer la crédibilité et la pertinence du signalement et de décider des mesures à prendre. Cela peut impliquer l’examen des preuves fournies, la consultation des politiques internes et l’identification du type d’expertise ou d’enquêteur requis. Le lanceur d’alerte pourra être contacté (si possible) pour toute clarification à ce stade. Après cette évaluation, HGA décidera si le problème relève de la présente politique et mérite une enquête approfondie. (Si un rapport s’avère sans fondement ou hors du champ d’application de la présente politique, par exemple une plainte courante en matière de ressources humaines, l’affaire pourra être renvoyée vers la procédure appropriée. Le lanceur d’alerte sera informé si son signalement ne fait pas l’objet d’une enquête dans le cadre du processus de dénonciation, sauf s’il est anonyme).
  3. Full Investigation: If the preliminary assessment indicates the need for a formal investigation, HGA will aim to complete a comprehensive investigation within thirty (30) days. In more complex cases, or where external expertise or law enforcement involvement is needed, the investigation timeframe may extend up to sixty (60) days or more. The whistleblower will be updated if significant delays are anticipated. The investigation will involve gathering factual information, which may include reviewing documents/records, accessing relevant data (including audit logs from the DevTender platform, if applicable), and conducting interviews with witnesses or involved parties. The investigator(s) will remain objective and will give any individuals accused of wrongdoing a chance to respond to the allegations as part of a fair process.
  4. Équipe d’enquête et conflit d’intérêts : Les enquêtes seront menées par le personnel approprié disposant des connaissances et de l’autorité requises. Selon le sujet, il peut s’agir du directeur général de HGA, d’un responsable de l’éthique/de la conformité désigné ou d’un comité interne. Dans tous les cas, HGA veillera à ce que les personnes chargées de l’enquête ne soient pas elles-mêmes impliquées dans les faits présumés et ne présentent aucun conflit d’intérêts significatif. Par exemple, si le rapport implique un cadre supérieur, cette personne sera exclue du processus d’enquête et un autre enquêteur (ou un enquêteur externe indépendant) sera désigné. HGA peut faire appel à des conseillers juridiques externes, des auditeurs ou d’autres spécialistes pour l’aider dans le cadre d’une enquête, si nécessaire, afin de garantir l’impartialité et l’expertise.
  5. Saisine des autorités externes : Si, à un moment quelconque, l’enquête révèle des violations potentielles de la loi ou des risques importants, HGA peut saisir les autorités externes. Cela peut inclure le signalement aux forces de l’ordre, aux organismes de réglementation ou aux organisations clientes/donatrices concernées. Par exemple, la fraude ou la corruption dans un projet financé par des donateurs peut devoir être signalée au donateur ou aux organismes gouvernementaux de lutte contre la fraude. HGA se conformera à toutes les obligations légales en matière de signalement. Dans les situations où le signalement externe n’est pas obligatoire mais est jugé approprié (en raison de la gravité de la faute), la direction de HGA décidera au cas par cas de faire appel à des autorités externes. Les lanceurs d’alerte ne sont pas tenus de signaler eux-mêmes les faits aux autorités : HGA se chargera de cette escalade lorsque cela sera justifié, mais nous coordonnerons nos efforts avec le lanceur d’alerte si des informations supplémentaires sont nécessaires de sa part.
  6. Résultats et commentaires : Une fois l’enquête terminée, les enquêteurs responsables compileront leurs conclusions et détermineront les résultats. Si les allégations sont fondées, HGA prendra rapidement des mesures correctives. Celles-ci peuvent inclure des mesures disciplinaires à l’encontre des auteurs d’infractions (pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation du contrat), le recouvrement des pertes, la communication des résultats aux clients ou aux autorités de réglementation, ou la mise en œuvre de nouveaux contrôles pour prévenir de futurs problèmes. Si les allégations ne sont pas fondées, l’affaire sera classée sans suite à l’encontre des parties innocentes. Le lanceur d’alerte (s’il est connu) sera informé de la clôture de l’enquête. Nous nous efforcerons de partager autant d’informations que possible sur les conclusions, en tenant compte des préoccupations du lanceur d’alerte. Toutefois, certains détails spécifiques peuvent être limités par des obligations de confidentialité ou des contraintes juridiques, par exemple le droit à la vie privée des personnes accusées. Même si nous ne pouvons pas divulguer tous les détails, le lanceur d’alerte sera au minimum informé que l’affaire a fait l’objet d’une enquête et a été résolue.

Toutes les enquêtes seront documentées et les dossiers seront conservés en toute sécurité. Les délais cibles (5 jours pour l’accusé de réception, 10 jours pour l’évaluation initiale, 30 à 60 jours pour la conclusion) sont donnés à titre indicatif ; si davantage de temps est nécessaire à un stade quelconque, HGA agira avec diligence et tiendra les parties concernées informées. Notre objectif est de mettre en place un processus rigoureux mais efficace qui respecte les droits de toutes les personnes concernées.

Confidentialité et protection des données

Le maintien de la confidentialité est un élément fondamental de la présente politique. HGA protégera la confidentialité des lanceurs d’alerte, des informations qu’ils fournissent et des personnes ou des questions impliquées, dans toute la mesure possible et dans le respect de la nécessité d’enquêter.

  • Confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte : Si un lanceur d’alerte révèle son identité lors du signalement, HGA préservera la confidentialité de son identité. Le nom ou les informations permettant d’identifier le lanceur d’alerte ne seront communiqués qu’aux personnes directement chargées du traitement ou de l’enquête, et uniquement si cela est nécessaire. HGA ne révélera pas l’identité du lanceur d’alerte à la ou aux personnes accusées, ni à d’autres membres du personnel ou à des parties externes, sauf si la loi l’exige. Même dans ce cas, nous nous efforcerons d’en informer le lanceur d’alerte au préalable et ne divulguerons que ce qui est légalement nécessaire (par exemple, en vertu d’une décision de justice).
  • Confidentialité des personnes accusées et des témoins : Les personnes faisant l’objet d’un signalement, ainsi que les témoins impliqués, ont également droit à la confidentialité. Jusqu’à ce qu’une décision soit prise, les allégations resteront aussi confidentielles que possible afin de protéger la réputation des personnes impliquées. L’enquête sera menée en toute discrétion. Les employés ou consultants qui ont connaissance d’une enquête ne doivent pas divulguer d’informations à des personnes non autorisées. Si une accusation n’est pas fondée, HGA veillera à ce que la réputation de la personne concernée ne soit pas injustement affectée par des allégations sans fondement.
  • Confidentialité de l’enquête : Les détails d’une enquête en cours (les allégations spécifiques, les preuves et les conclusions provisoires) resteront confidentiels au sein de l’équipe d’enquête. La communication avec le lanceur d’alerte pendant le processus sera gérée de manière à ne pas compromettre la confidentialité (par exemple, en utilisant des canaux sécurisés). Tous les documents connexes seront conservés en toute sécurité.
  • Traitement des données personnelles : Toutes les données personnelles collectées ou examinées au cours du processus de dénonciation (telles que les noms, coordonnées ou autres informations d’identification) seront traitées conformément aux politiques de protection des données de HGA et aux lois applicables en matière de confidentialité (par exemple, le RGPD). Les données personnelles sont traitées de manière hautement confidentielle et protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées. En effet, en vertu des contrats de consultation de HGA, les informations personnelles sont reconnues comme une catégorie spéciale d’informations confidentielles nécessitant un niveau élevé de protection et une confidentialité indéfinie. HGA ne divulguera pas ces données à des tiers, sauf si cela est strictement nécessaire à des fins d’enquête ou si la loi l’exige. Chaque partie impliquée dans le processus est tenue de respecter de la même manière les obligations de confidentialité et de protection des données.
  • Exceptions – Exigences légales : Si la divulgation de certaines informations est requise par la loi ou dans le cadre d’une enquête officielle (par exemple, si une autorité gouvernementale ou un tribunal demande des informations), HGA peut être tenue de s’y conformer. Dans de tels cas, nous ne divulguerons que les informations requises par la loi et nous nous efforcerons de préserver la confidentialité des autres informations dans la mesure du possible. Nous informerons également, si cela est autorisé, le lanceur d’alerte de cette divulgation.

Il est rappelé à tous les employés et consultants de HGA qu’ils ont déjà accepté (via leur contrat de travail ou leur contrat de consultant) des obligations de confidentialité concernant les informations relatives à l’entreprise et aux clients. Cela s’étend à toute information impliquée dans un cas de dénonciation. Toute violation de la confidentialité par une partie (par exemple, la divulgation non autorisée de l’identité d’un lanceur d’alerte) sera prise très au sérieux et pourra entraîner des mesures disciplinaires.

Cadre juridique et conformité

La présente politique de protection des lanceurs d’alerte est conçue pour être conforme et favorable aux lois et réglementations applicables en matière de protection des lanceurs d’alerte aux États-Unis, dans l’Union européenne et dans les autres juridictions où HGA exerce ses activités. Bien que HGA soit une société privée, nous nous efforçons de respecter ou de dépasser les normes fixées par ces cadres juridiques et les meilleures pratiques mondiales :

  • Lois américaines sur la protection des lanceurs d’alerte : Diverses lois américaines protègent les lanceurs d’alerte. La loi fédérale sur la protection des lanceurs d’alerte (Whistleblower Protection Act, WPA) protège principalement les employés fédéraux, mais les lanceurs d’alerte dans les entreprises sont protégés par d’autres lois telles que la loi Sarbanes-Oxley et la loi Dodd-Frank. Ces lois interdisent notamment aux employeurs d’exercer des représailles à l’encontre des employés qui signalent des fraudes, des violations de la sécurité ou d’autres activités illégales. Bien qu’elle ne soit pas une société cotée en bourse, HGA respecte volontairement l’esprit de ces protections dans ses politiques internes. Nous nous conformons également à toutes les exigences spécifiques applicables aux lanceurs d’alerte en vertu de la législation fédérale ou étatique (par exemple, les réglementations de l’OSHA pour le signalement des problèmes de sécurité, etc.).
  • Directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte (2019/1937) : La directive européenne (UE) 2019/1937 établit une base de référence pour les droits des lanceurs d’alerte dans tous les États membres de l’UE, y compris les exigences relatives aux canaux de signalement internes, au suivi diligent et à la protection contre les représailles. HGA soutient ces principes. Bien que HGA ne soit pas légalement tenue de se conformer à la directive (selon la juridiction et les seuils de taille), nous avons mis en œuvre les éléments fondamentaux de l’approche de la directive : un système de signalement interne confidentiel, un retour d’information rapide au lanceur d’alerte et des garanties solides contre les représailles. Nous suivons l’évolution des lois des États membres de l’UE mettant en œuvre la directive afin de nous assurer que nos pratiques restent conformes aux normes européennes.
  • Autres normes internationales et meilleures pratiques : L’approche de HGA en matière de dénonciation s’inspire des meilleures pratiques mondiales, telles que les recommandations de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) et de Transparency International sur les politiques de dénonciation. Nous reconnaissons que la mise en place de mesures efficaces de protection des lanceurs d’alerte est essentielle pour lutter contre la corruption et la fraude à l’échelle mondiale. Dans cette optique, notre politique prévoit plusieurs voies de signalement, la confidentialité et des enquêtes indépendantes, qui reflètent les critères de bonnes pratiques largement acceptés.
  • Exigences des clients et des bailleurs de fonds : De nombreux clients de HGA, notamment les banques multilatérales de développement et les agences des Nations Unies, ont leurs propres politiques strictes en matière de lutte contre la fraude et la corruption. En tant que sous-traitant ou partenaire de ces organisations, HGA est souvent tenue de mettre en place des contrôles internes et de signaler tout comportement suspect dans le cadre de ses projets. Par exemple, les projets financés par la Banque mondiale obligent les entrepreneurs à respecter des normes éthiques élevées et à signaler tout acte répréhensible. HGA intègre ces attentes dans la présente politique. Si un signalement concerne un projet financé par un donateur, HGA le traitera non seulement dans le cadre de la présente politique, mais également en conformité avec toutes les obligations de notification ou de signalement que nous avons envers ce donateur. Cela garantit que nos clients multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale, les Nations unies) peuvent être assurés que HGA traitera les problèmes rapidement et de manière transparente, dans le cadre de nos engagements contractuels et éthiques.

En résumé, cette politique est conçue pour être solide et juridiquement valable. Elle reflète les protections prévues par les principales lois sur les lanceurs d’alerte (canaux de signalement confidentiels, protection contre les représailles, etc.) et démontre l’engagement de HGA en faveur du respect de l’éthique aux yeux des régulateurs, des clients et des donateurs. Nous réviserons et mettrons à jour la politique si nécessaire afin de rester en conformité avec toute modification de la législation ou des meilleures pratiques.

Alignement avec les flux de travail de la plateforme

La plateforme de conseil numérique de HGA (souvent appelée « plateforme DevTender ») et nos processus opérationnels sont conçus pour soutenir la mise en œuvre de cette politique de protection des lanceurs d’alerte. Les aspects clés comprennent :

  • Signalement intégré des problèmes : La plateforme DevTender comprend un module intégré d’assistance et de signalement des problèmes, qui permet aux utilisateurs (consultants et organisations clientes) de soumettre des tickets d’assistance pour tout problème ou préoccupation rencontré. Ce mécanisme est intégré dans le flux de travail normal des consultants et des clients. Si un utilisateur de la plateforme observe une activité suspecte ou un comportement contraire à l’éthique au cours de ses interactions (par exemple, des irrégularités dans une liste de consultants ou un processus de paiement), il peut le signaler via la section Assistance. Tout ticket d’assistance indiquant une éventuelle faute professionnelle sera transmis en interne dans le cadre du processus de dénonciation. La plateforme enregistre ces tickets et en informe le personnel d’assistance de HGA afin qu’il prenne les mesures nécessaires, garantissant ainsi qu’aucune préoccupation signalée ne passe inaperçue.
  • Transparence du flux de travail : Les spécifications techniques de la plateforme DevTender décrivent divers rôles et processus utilisateur (par exemple, les consultants qui postulent à des projets, les transactions financières en cours de traitement, etc.). Ces processus comportent des contrôles et des enregistrements inhérents qui facilitent la transparence et la responsabilité. Par exemple, les transactions financières sont suivies et contrôlées au sein du système, et toute anomalie peut être signalée par les utilisateurs ou automatiquement par le système. L’architecture de la plateforme HGA complète ainsi le système d’alerte : les problèmes peuvent être signalés soit par les utilisateurs, soit par des alertes du système, et les deux déclenchent un examen. Nos workflows d’assistance garantissent que lorsqu’un problème est soulevé, il est attribué, suivi et résolu, conformément aux délais et aux procédures prévus dans la présente politique.
  • Pistes d’audit et fonctionnalités de conformité : La conception de la plateforme comprend des fonctionnalités de sécurité et de conformité telles que des journaux d’audit, des contrôles d’accès basés sur les rôles et des vérifications régulières de conformité. Ces mesures techniques permettent de disposer d’un enregistrement clair des actions (par exemple, qui a accédé à quelles données, quand les paiements ont été approuvés, etc.), ce qui peut être crucial pour enquêter sur une allégation de faute professionnelle. Le responsable système et les administrateurs de HGA procèdent à des audits périodiques des journaux système et de l’intégrité des données dans le cadre de la maintenance de la plateforme. En cas de signalement par un lanceur d’alerte, ces journaux et enregistrements peuvent être utilisés pour mener une enquête approfondie. Les protocoles de surveillance continue et de réponse aux incidents de la plateforme sont également conformes à la présente politique, car ils garantissent que toute activité inhabituelle ou tout incident de sécurité est rapidement signalé et traité comme un problème de conformité potentiel.
  • Intégration des consultants et des clients : Dans le cadre du processus d’intégration sur la plateforme, les consultants et les organisations partenaires acceptent les conditions d’utilisation, le code de conduite et les politiques pertinentes de HGA. Nous communiquons explicitement nos attentes en matière de conduite éthique et informons tous les utilisateurs qu’ils ont le devoir de signaler tout comportement répréhensible observé. Cette politique est accessible via la plateforme (par exemple, via le tableau de bord utilisateur ou le centre de ressources), afin que les consultants et les clients sachent comment signaler leurs préoccupations. Cette intégration de la sensibilisation à la politique dans l’expérience utilisateur garantit que le mécanisme de dénonciation n’est pas une réflexion après coup, mais une partie intégrante de la gouvernance de notre plateforme.

En substance, la plateforme numérique de HGA est dotée de fonctionnalités qui renforcent les objectifs de la politique de protection des lanceurs d’alerte. En alignant la technologie sur la politique, nous offrons plusieurs moyens de signaler des problèmes (à la fois via la plateforme et en dehors de celle-ci) et veillons à ce que tout signalement puisse être traité efficacement dans le cadre de nos processus opérationnels.

Communication, formation et révision des politiques

  • Communication et accessibilité : La présente politique de protection des lanceurs d’alerte est mise à la disposition de tous les employés et consultants dès leur arrivée dans l’entreprise. Elle figure dans le manuel des politiques de HGA et est publiée sur notre portail interne. Elle est également accessible sur notre site web public dans un souci de transparence, afin que nos clients, partenaires et donateurs puissent prendre connaissance de notre engagement en matière de protection des lanceurs d’alerte. Des copies de la politique peuvent être fournies directement aux principales parties prenantes (telles que les organismes donateurs ou les agents contractuels pour les clients multilatéraux) sur demande, soulignant ainsi notre volonté de conformité et notre transparence.
  • Formation et sensibilisation : HGA intégrera la sensibilisation à la politique de dénonciation dans ses sessions de formation régulières. Les employés et les consultants recevront une formation ou des documents d’information sur la manière de reconnaître les comportements répréhensibles et de les signaler. Cela comprend des rappels sur les canaux disponibles (section 4) et des garanties de protection (section 5). Des rappels ou des mises à jour périodiques (par exemple, une formation annuelle sur l’éthique) incluront des scénarios impliquant des dénonciations afin de renforcer la compréhension. Les responsables ont le devoir particulier de promouvoir un environnement ouvert et de transmettre toute préoccupation qui leur est signalée dans le cadre du processus de signalement officiel.
  • Révision et mises à jour : La direction de HGA révisera la présente politique au moins une fois par an, ainsi qu’à chaque fois que des changements importants interviendront dans la législation applicable ou dans notre environnement commercial. Nous évaluerons l’efficacité de la politique en tenant compte des commentaires, des incidents survenus et de l’évolution des meilleures pratiques. Si des améliorations sont nécessaires (par exemple, la mise en place de canaux de signalement supplémentaires ou l’ajustement des délais), HGA mettra à jour la politique en conséquence. Toute modification importante de la politique sera communiquée à l’ensemble du personnel et, le cas échéant, aux clients et partenaires. La politique mise à jour sera redistribuée et remplacera la version précédente dans les référentiels officiels.
  • Audits de conformité : De temps à autre, HGA peut mener des audits ou faire appel à des experts externes pour évaluer nos contrôles internes, y compris notre programme de dénonciation, dans le cadre de notre engagement en faveur d’une gouvernance solide. Nous veillerons à ce que nos processus relevant de la présente politique soient documentés et puissent démontrer leur conformité avec les exigences légales et les attentes des donateurs. Cette préparation est particulièrement importante pour maintenir la confiance de clients multilatéraux tels que la Banque mondiale ou les Nations unies, qui peuvent contrôler les programmes de conformité des prestataires.
  • Supervision par la direction : La responsabilité finale de la mise en œuvre de la présente politique incombe à la direction de HGA. Le directeur général ou un cadre supérieur désigné (tel que le responsable de la conformité) supervisera le système d’alerte, veillera à ce que les enquêtes soient menées correctement et rendra compte au conseil d’administration de HGA (le cas échéant) ou aux dirigeants de toute question importante qui se poserait. La direction veillera également à ce qu’aucun lanceur d’alerte ne fasse l’objet de représailles et à ce que tout besoin en ressources ou en améliorations du programme soit pris en compte.

La présente politique entre en vigueur à compter de la date de publication et restera en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit remplacée par une version révisée. L’ensemble du personnel, des consultants et des affiliés de HGA sont tenus de respecter à la lettre et dans l’esprit la présente politique. En travaillant ensemble pour faire respecter ces principes, nous renforçons une culture organisationnelle où l’éthique et la responsabilité sont primordiales, et où chacun peut exprimer ses préoccupations en sachant qu’il sera écouté et protégé.