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Politique d’engagement des consultants et des clients

Objectif et portée

La présente Politique d’engagement des consultants et des clients définit les lignes directrices et les attentes relatives à toutes les missions de conseil facilitées par Humanics Global Advisors (HGA) . Elle s’applique à tous les consultants et clients qui utilisent la plateforme numérique ou les services d’intermédiation de HGA pour mener à bien des projets de conseil. Cette politique vise à garantir une collaboration transparente, efficace et éthique entre HGA, les consultants et les organisations clientes. Elle décrit le fonctionnement du modèle d’accompagnement complet de HGA, les responsabilités des consultants et des clients, les flux de travail sur la plateforme HGA (anciennement DevTender ) ainsi que les normes juridiques et éthiques qui régissent chaque mission. En participant à des projets facilités par HGA, les consultants et les clients s’engagent à respecter la présente politique , les Conditions d’utilisation de HGA et les clauses contractuelles spécifiques.

Principes d'engagement

Rôle d’HGA en tant qu’intermédiaire : HGA agit comme intermédiaire et facilitateur de projet, mettant en relation des consultants experts et des organisations clientes (agences de développement, institutions internationales, etc.). Pour chaque mission, HGA agit en tant que maître d’œuvre auprès du client, puis sous-traité ou embaucher le consultant dans le cadre d’un accord distinct [1] . Ainsi, HGA conclut le contrat avec le client en son nom propre, tandis que le consultant fournit ses services en tant que prestataire indépendant pour HGA – et non en tant qu’employé ou agent d’HGA ou du client [1] . Les consultants restent libres d’exercer d’autres activités professionnelles de manière indépendante, mais pour toute mission présentée par HGA, HGA gère exclusivement le projet afin d’optimiser la communication et la contractualisation [2] [1] .

Modèle de soutien de bout en bout : HGA accompagne ses clients tout au long du cycle de vie de leurs projets , de l’identification des opportunités et la soumission des propositions à la réception des livrables et au paiement, en passant par la contractualisation et l’exécution. La plateforme numérique HGA intègre ces étapes pour une expérience utilisateur optimale. Par exemple, l’équipe HGA (Développeurs commerciaux) vous aide à préparer vos propositions, à négocier les conditions, à configurer vos projets sur la plateforme et à suivre leur avancement. Dès l’attribution d’un projet, HGA crée une fiche projet avec les livrables, le calendrier et les modalités de paiement, et y affecte le consultant [3] . Les équipes HGA restent disponibles pour assurer la liaison entre le client et le consultant, faciliter la communication, résoudre les problèmes et garantir un accompagnement complet des deux parties. Ce modèle de soutien global permet aux consultants de se concentrer sur un travail de qualité, tandis que HGA gère les aspects administratifs et contractuels.

Structure de rémunération au succès : HGA fonctionne selon un modèle de rémunération au succès . Aucun frais de placement initial n’est facturé aux consultants ni aux clients ; HGA perçoit des honoraires ou une commission uniquement lorsque la mission de conseil est menée à bien. La commission de HGA est généralement intégrée à la structure contractuelle du projet ; par exemple, les honoraires de conseil convenus dans chaque bon de commande incluent déjà la marge de HGA (la commission standard est d’environ 17 % des honoraires de conseil) [4] . En pratique, HGA peut facturer au client un montant supérieur à la rémunération du consultant afin d’inclure cette commission, ou la présenter comme une ligne distincte si nécessaire [4] . Cette approche transparente et axée sur le succès signifie que la rémunération de HGA est liée à la bonne exécution du projet : HGA ne réussit que si le client et le consultant réussissent . Les clients sont ainsi facturés d’un montant unique qui couvre à la fois les honoraires du consultant et les frais de plateforme et de support de HGA, et les consultants reçoivent le montant net convenu sans aucune déduction supplémentaire. HGA peut divulguer sa commission à ses clients ou donateurs lorsque les règles de passation de marchés l’exigent (comme les politiques de transparence de la Banque mondiale) [5] , afin que toutes les parties comprennent la structure des frais. Ce modèle aligne les incitations sur des résultats de qualité et minimise les obstacles financiers à l’utilisation de la plateforme.

Approche contractuelle par intermédiaire : Conformément à ce qui précède, HGA utilise une approche contractuelle par intermédiaire  : HGA conclut le contrat principal ou le bon de commande avec le client, et le consultant travaille avec HGA dans le cadre d’un contrat de représentation et de services (contrat-cadre de consultant) ainsi que d’un ordre de mission spécifique. Dans ce cadre, les consultants sont des travailleurs indépendants , non employés par HGA ni par le client, et sont responsables de leurs propres méthodes et de leur conformité réglementaire (fiscalité, assurances, etc.), tandis que HGA gère les relations avec le client et l’administration du projet [6] [7] . HGA est autorisé à présenter les qualifications du consultant et à signer les documents de projet avec les clients en son nom (contrats, feuilles de temps, etc.), mais aucune des parties ne peut engager l’autre envers des tiers en dehors de ce cadre [1] . Ceci garantit la transparence : HGA assume le risque contractuel avec le client, puis sous-traite la prestation au consultant , assurant ainsi la gestion administrative et la conformité. Les consultants ne doivent ni signer de contrats ou d’accords de manière indépendante avec les clients de HGA pour des projets initiés par HGA, ni se présenter comme mandataires de HGA ; tous les accords officiels relatifs à ces projets sont gérés par HGA. De même, les clients doivent correspondre à toute modification ou exigence contractuelle avec HGA, maître d’œuvre. Cette approche permet à HGA de garantir la qualité et la conformité, tandis que les consultants et les clients bénéficient d’un processus contractuel simplifié.

Attentes et responsabilités du consultant

Les consultants engagés par l’intermédiaire de HGA sont tenus de respecter les normes professionnelles les plus élevées. En rejoignant la plateforme HGA et en signant le contrat de consultant, chaque consultant s’engage à respecter les responsabilités suivantes :

  • Maintenir un profil à jour : Les consultants doivent créer et mettre à jour régulièrement un profil complet sur la plateforme HGA. Ce profil doit inclure des informations personnelles et de contact exactes, un CV détaillé présentant leurs compétences et leur expérience, leurs diplômes, des références professionnelles, leurs compétences linguistiques, ainsi que toute certification ou portfolio pertinent. Les profils doivent être régulièrement mis à jour en fonction des nouvelles expériences ou qualifications. Les consultants sont également invités à télécharger des pièces justificatives (par exemple, diplômes, certifications) et une lettre de motivation type que l’IA de la plateforme pourra utiliser pour personnaliser les candidatures [8] . Un profil complet et à jour maximise les chances de trouver des opportunités adaptées.
  • Examen et préférences des candidatures par l’IA : La plateforme HGA utilise un agent d’IA pour mettre automatiquement en relation les consultants avec les nouvelles offres de projets et soumettre les candidatures en leur nom. Les consultants doivent examiner régulièrement les candidatures soumises par l’IA et s’assurer qu’elles correspondent à leurs compétences et à leurs aspirations professionnelles [9] . La plateforme propose un tableau de bord « Candidatures » où les consultants peuvent consulter automatiquement toutes les propositions soumises (avec des détails tels que le poste visé, la date de soumission et le statut) [10] . Les consultants ne peuvent ni modifier ni retirer ces candidatures générées par l’IA une fois envoyées [11] , mais ils peuvent définir leurs préférences et leurs disponibilités pour guider l’IA. Si un consultant souhaite conserver ou personnaliser les soumissions automatiques par l’IA, il peut utiliser les paramètres de la plateforme pour activer ou désactiver ces soumissions [12] . Les consultants doivent faire part de leurs commentaires à HGA ou via la plateforme si l’IA cible des opportunités non pertinentes, afin que l’algorithme de mise en relation puisse être amélioré [13] . En définitive, il est de la responsabilité du consultant de veiller à son profil et à ses préférences afin de garantir que l’agent d’IA le représente correctement.
  • Prestation de services professionnelle : Une fois sélectionné pour un projet, le consultant est tenu de fournir un travail de haute qualité, dans les délais impartis et conformément au cahier des charges. Il doit réaliser ses prestations avec diligence et expertise , en respectant, voire en dépassant, les normes attendues dans son domaine. L’ensemble des livrables et des tâches définis dans le bon de commande ou le périmètre du projet doivent être réalisés à la satisfaction du client et dans les délais convenus [14] . Le consultant doit se familiariser avec les indicateurs clés de performance (KPI) et les critères de qualité utilisés par le client pour évaluer son travail. Une communication rapide est essentielle : en cas de difficulté susceptible d’affecter la qualité ou le respect des délais, le consultant doit en informer immédiatement le client et HGA afin de résoudre le problème conjointement. Le respect du périmètre, des spécifications et du calendrier du projet est une obligation fondamentale. Le respect constant des étapes clés et la production de livrables conformes aux exigences sont des conditions préalables au paiement intégral et à la poursuite de la collaboration sur la plateforme.
  • Compliance with Project Terms: Consultants must follow all specific terms of the client or project as communicated via the work order or client instructions. This includes respecting any client policies (e.g. code of conduct, security clearances, working hours, or reporting formats) and any donor requirements if the project is donor-funded (for example, guidelines from the World Bank or UN, see Section 7 on compliance). If a project requires on-site presence or travel, the consultant must comply with those logistical requirements responsibly. Any conflict of interest or potential issue that could affect the work should be disclosed to HGA and the client promptly. Consultants are also expected to use the HGA platform tools for project management – for instance, submitting deliverables through the platform (see Section 5) so that there is a clear record of work progress.
  • Confidentiality and Data Protection: Consultants will often have access to sensitive information (client data, project documents, personal data of individuals, etc.) over the course of an assignment. All such information must be kept confidential. Consultants are required to safeguard any confidential or personal data obtained through the project or via HGA’s platform, using it only for the intended consulting purposes and not disclosing it to unauthorized parties[15][16]. This duty covers client business information, HGA’s proprietary information, as well as personal data of any individuals (which is protected under privacy laws). Consultants must abide by data protection principles (see Section 8) and must not misuse or retain client/HGA data beyond what’s needed for the project. Any breach or suspected breach of confidentiality or data security must be reported immediately to HGA. Maintaining trust through confidentiality is a core expectation of all consultants.
  • Communication et réactivité : Les consultants sont tenus de maintenir une communication professionnelle et réactive tout au long de leur mission. La plateforme HGA met à leur disposition un système de messagerie interne qu’ils doivent utiliser pour communiquer avec les clients et les équipes HGA sur les sujets officiels liés au projet [17] . Les consultants doivent consulter régulièrement leurs messages et notifications afin de prendre connaissance des mises à jour, telles que les annonces de nouvelles opportunités, les questions des clients, les retours sur les livrables ou les alertes système [18] . Il est recommandé de répondre rapidement aux demandes des clients et aux messages de coordination HGA (idéalement sous 24 heures ouvrables) afin d’assurer le bon déroulement des projets. Les consultants doivent signaler proactivement au client tout problème ou question concernant le périmètre de la mission et tenir HGA informé des communications importantes, notamment en cas de problème. Un comportement professionnel et une communication claire et respectueuse sont indispensables en toutes circonstances.
  • Respect des délais de livraison et d’utilisation de la plateforme : Lorsqu’un livrable est dû, les consultants doivent soumettre leur travail via le processus de soumission des livrables de la plateforme, sauf indication contraire. La plateforme enregistre la date de soumission et permet au client/HGA de vérifier et d’approuver le travail [19] [20] . Il incombe au consultant de s’assurer que le livrable est conforme aux normes requises et qu’il est téléchargé avant la date limite. Il doit également rester disponible pour toute question ou modification après la soumission. Les consultants doivent utiliser les fonctionnalités de la plateforme pour le suivi de l’état d’avancement du projet, des échéances et des paiements – par exemple, consulter le tableau de bord du projet pour connaître l’état d’approbation des livrables ou les mises à jour de paiement. L’adoption du flux de travail de la plateforme permet d’éviter les malentendus et crée une piste d’audit pour toutes les parties.
  • Retour d’information et suite : Une fois le projet terminé, les consultants sont invités à donner leur avis sur la mission et à recevoir celui du client. La plateforme peut faciliter les évaluations et les commentaires, que les consultants doivent utiliser de manière constructive [21] . Tout retour d’information reçu, qu’il soit positif ou constructif, doit être pris en compte par le consultant afin d’améliorer ses performances futures [22] [21] . HGA peut également fournir des retours d’information ou des notes internes basées sur les commentaires du client. Adopter une démarche d’amélioration continue permet aux consultants de maintenir des normes élevées et d’augmenter leurs chances d’être sélectionnés pour de futures missions.

En s’acquittant de ces responsabilités, les consultants contribuent à maintenir un environnement professionnel et efficace sur la plateforme HGA, ce qui est bénéfique pour leur propre réputation ainsi que pour la capacité de HGA à saisir de nouvelles opportunités.

Attentes et responsabilités du client

Les clients (organisations faisant appel à des consultants par l’intermédiaire de HGA) ont également des obligations claires pour garantir la réussite des collaborations. En utilisant la plateforme ou les services de HGA, les clients acceptent de :

  • Définition transparente du projet : Lors de la publication d’une offre de conseil ou de la négociation d’un contrat, les clients doivent fournir des informations claires et complètes sur le projet . Ces informations doivent inclure le périmètre d’intervention, les objectifs, les livrables attendus, le calendrier et les étapes clés, les qualifications ou l’expérience requise, ainsi que toute condition spécifique (par exemple, les exigences en matière de déplacements, les habilitations de sécurité, les contraintes budgétaires). Sur la plateforme HGA, les organismes doivent créer des fiches de conseil détaillées, comportant tous les champs pertinents (intitulé, lieu, durée, description des livrables, échéances, etc.), afin de garantir la précision du processus de mise en relation [23] . Une communication transparente et préalable des besoins permet d’identifier les consultants adéquats et d’assurer une compréhension mutuelle de la nature du travail. Les clients doivent également indiquer dès le départ si le projet est soumis à des politiques particulières de bailleurs de fonds ou d’institutions que le consultant est tenu de respecter (par exemple, si le projet utilise des fonds de la Banque mondiale, le client doit le préciser, ainsi que toute exigence de conformité spécifique).
  • Sélection équitable et retour d’information : Le système de HGA présente généralement aux clients les candidatures des consultants les plus qualifiés, via l’agent IA ou l’équipe de développement commercial de HGA. Les clients doivent examiner ces candidatures de bonne foi et évaluer les candidats en fonction de leurs compétences et de leur adéquation au projet [24] [25] . Tout biais ou discrimination injuste est contraire aux principes de HGA ; les clients sont tenus de respecter l’égalité des chances et une sélection basée sur le mérite. Une fois le consultant engagé, les clients doivent fournir un retour d’information régulier sur sa performance . Par exemple, si un livrable est remis, le client (ou HGA en son nom) doit l’examiner dans un délai raisonnable et soit l’accepter, soit fournir un retour d’information clair sur les points à améliorer. À la fin d’une mission, les clients sont invités à compléter toute évaluation ou notation de la performance via la plateforme, ce qui non seulement contribue au développement du consultant, mais informe également HGA de son parcours. Des mécanismes de retour d’information constructifs (y compris des évaluations formelles ou une simple communication du niveau de satisfaction) sont essentiels pour l’assurance qualité.
  • Gestion de la mission via la plateforme : Les clients doivent gérer leur mission autant que possible via la plateforme et les équipes de HGA . Les actions clés du projet – telles que la confirmation de la sélection d’un consultant, le suivi des livrables et l’approbation des travaux – doivent être réalisées via les interfaces de la plateforme. Par exemple, une fois le consultant intégré, le client peut suivre l’avancement du projet dans la section « Projets » de la plateforme, notamment en consultant les étapes clés et l’état des livrables [26] . L’acceptation des livrables est une responsabilité essentielle du client : lorsqu’un consultant télécharge un livrable, le client (et le responsable du développement commercial de HGA en charge du projet) en est informé [27] . Le client doit ensuite examiner le livrable et l’approuver ou demander des modifications via la plateforme. Le fait de marquer un livrable comme « approuvé » dans le système déclenche le processus de paiement (comme décrit dans la section 5) ; les clients ne doivent donc approuver que les travaux conformes aux exigences convenues. Si des modifications sont nécessaires, le client doit utiliser la plateforme ou communiquer avec HGA pour exposer clairement les problèmes afin que le consultant puisse les résoudre rapidement. L’utilisation des outils de communication de la plateforme pour toutes les discussions officielles garantit la conservation d’une trace écrite (par exemple, les clarifications de périmètre ou les demandes de modification). HGA peut apporter son aide en consultant l’historique des messages. Si la communication directe et quotidienne entre le client et le consultant est appréciée pour son efficacité, les modifications importantes de périmètre ou de conditions doivent être signalées à HGA afin de mettre à jour officiellement les bons de commande.
  • Respect des délais de paiement et obligations financières : Les clients sont tenus de respecter les conditions de paiement du contrat conclu avec HGA. Cela implique l’émission rapide des bons de commande nécessaires et le paiement des factures dans les délais impartis (généralement 30 jours après facturation, sauf accord contraire). Dès la validation d’une prestation, HGA facture le client du montant correspondant. Le paiement rapide du client garantit le règlement du consultant. Les clients doivent se familiariser avec la procédure de paiement de HGA : le responsable des comptes clients de HGA confirme la réception du paiement d’une prestation approuvée [28] , et le paiement du consultant n’est effectué qu’à ce moment-là. En cas de retard anticipé ou de problème avec une facture, le client doit en informer immédiatement HGA et expliquer la situation. Tout retard de paiement injustifié ou excessif compromet la confiance dans la collaboration. La politique de HGA est de faire valoir ses droits contractuels en matière de recouvrement, le cas échéant , y compris la facturation des pénalités de retard et intérêts applicables (par exemple, conformément à la réglementation européenne ou américaine en vigueur) [29] . Les clients sont tenus de suivre les procédures de règlement des différends établies en cas de litige concernant le montant facturé ou la qualité du travail, plutôt que de retenir le paiement sans communication préalable. En résumé, les clients doivent payer les travaux acceptés conformément aux termes du contrat et se concerter avec HGA pour toute question relative à la facturation.
  • Résolution des problèmes et assistance : Si un client rencontre un problème quelconque au cours du projet (problèmes de performance, modifications du périmètre ou difficultés techniques liées à la plateforme), il doit contacter HGA de manière proactive afin de le résoudre. HGA, maître d’œuvre du projet, accompagne à la fois le client et le consultant. En cas de problème de performance, le client doit en informer rapidement HGA (et le consultant) en fournissant un retour d’information précis (voir la section 6 sur l’assurance qualité pour plus de détails sur la gestion de ces problèmes). Pour tout problème administratif ou lié à la plateforme (par exemple, difficultés d’accès aux livrables ou de génération de rapports), le client peut utiliser le module d’assistance de la plateforme ou contacter directement son représentant HGA. L’équipe interne de HGA traitera les tickets d’assistance et les demandes afin de garantir une expérience client optimale. La coopération du client, notamment la fourniture d’informations et la participation aux réunions de suivi, est également essentielle à la résolution des problèmes. En collaborant avec HGA, le client nous permet de faciliter les corrections nécessaires, le coaching du consultant, voire le remplacement de personnel dans des cas extrêmes. Cette approche collaborative de la résolution des problèmes fait partie intégrante de notre modèle de mission.
  • Confidentialité et utilisation des données : Les clients sont tenus de traiter de manière confidentielle toutes les informations et livrables des consultants . Dans le cadre du processus HGA, les clients reçoivent les CV, les dossiers de candidature et, le cas échéant, les livrables des consultants – autant d’éléments susceptibles de contenir des données personnelles ou des informations confidentielles. Les clients s’engagent à utiliser ces informations uniquement aux fins d’évaluation et d’exécution du projet et à ne pas les divulguer à des niveaux sans autorisation. Par exemple, le CV ou la proposition d’un consultant fourni par HGA ne doivent pas être diffusés en dehors du comité de sélection interne du client. De même, les rapports et livrables remis par le consultant sont destinés à l’usage exclusif du client dans le cadre du contrat de projet et ne doivent être ni publiés ni partagés avec des tiers, sauf si le périmètre du projet l’autorise. HGA et les consultants signent généralement des accords de confidentialité ; les clients sont tenus de respecter leurs obligations en matière de confidentialité et de protéger les données sensibles impliquées dans la mission. Si un client exige du consultant la signature d’un accord de non-divulgation (NDA) supplémentaire ou le respect de certains protocoles de protection des données, cela doit être communiqué et mis en place par HGA dès le début de la mission. De manière générale, le maintien de la confidentialité et le respect de la vie privée des données constituent une responsabilité mutuelle pour favoriser la confiance dans la plateforme.

En répondant à ces attentes, les clients s’assurent du bon déroulement des projets, de l’efficacité des consultants et de la qualité du soutien apporté par HGA. La responsabilité mutuelle des clients et des consultants, telle que décrite ci-dessus, est essentielle à la réussite des missions.

Flux de travail et processus spécifiques à la plateforme

La plateforme numérique de HGA (anciennement DevTender ) sous-tend le processus d’engagement grâce à des flux de travail et des outils automatisés. Les consultants et les clients doivent respecter les procédures de cette plateforme afin de garantir la cohérence et la traçabilité.

Mise en relation et soumission de candidatures par IA : Lorsqu’un client publie une nouvelle mission de conseil sur la plateforme, l’IA de HGA analyse automatiquement l’annonce et la met en relation avec des consultants qualifiés . L’IA examine les exigences du projet et les compare aux profils des consultants inscrits dans la base de données [24] . Elle sélectionne ensuite les meilleurs candidats (par exemple, les 5 meilleurs) dont les compétences et l’expérience correspondent le mieux à la mission [30] . Pour chaque consultant sélectionné, l’IA génère automatiquement une candidature personnalisée , comprenant un CV mettant en avant l’expérience pertinente, une lettre de motivation adaptée aux besoins du projet et un courriel ou un formulaire de candidature, selon les besoins [25] . Ces dossiers de candidature sont soumis directement au contact désigné du client ou via l’interface de la plateforme au nom du consultant [25] . Toutes les candidatures soumises par l’IA sont enregistrées dans le système (avec des informations telles que la date, le poste et le statut) dans un journal « Candidatures IA » [31] . Le consultant est immédiatement informé de toute candidature envoyée par l’IA en son nom [32] et peut consulter (mais non modifier) ​​​​le contenu de la candidature via son tableau de bord [10] . Ce flux de travail piloté par l’IA garantit des réponses rapides aux opportunités et une chance égale pour les consultants d’être pris en considération sans manquer les délais. Les consultants peuvent désactiver les candidatures automatiques ou modifier les paramètres de leur profil s’ils préfèrent postuler manuellement, comme indiqué dans la section 3. Les clients recevant des candidatures générées par l’IA peuvent les examiner comme toute autre proposition, et la plateforme indique clairement que la candidature a été facilitée par le système de HGA.

Attribution et intégration des consultants : Si un client sélectionne un consultant pour une mission (par exemple, après des entretiens ou l’évaluation de propositions), le responsable du développement commercial de HGA formalise la mission sur la plateforme. Lors de l’ attribution des projets , HGA crée une fiche projet reprenant toutes les informations essentielles : nom du projet, description, coordonnées du client (organisation), nom du consultant affecté, dates de début et de fin, livrables et échéances de paiement [33] [3] . Chaque projet est décomposé en livrables ou phases, avec des dates d’échéance et des montants précis, conformément au bon de commande. Chaque ligne de livrable inclut le paiement du consultant et la part de HGA ; la plateforme enregistre clairement la rémunération de chaque consultant pour plus de transparence [34] . Une fois le projet créé, le consultant est informé de sa nouvelle mission via la plateforme [35] et peut consulter tous les détails du projet sur son tableau de bord (y compris le calendrier des livrables et les documents). Le consultant et le client peuvent ensuite communiquer pour lancer la mission, mais il est attendu que tous les détails formels (périmètre, échéancier, livrables, modalités de paiement) aient été confirmés sur la plateforme et dans le contrat de prestation. Cette procédure d’intégration standardisée garantit la clarté et permet aux deux parties de se référer aux conditions convenues.

Cycle de soumission et d’approbation des livrables : Tout au long du projet, les consultants produisent les livrables convenus (rapports, analyses, etc.). La plateforme propose un flux de travail structuré pour la soumission des livrables afin de garantir leur qualité et leur acceptation. Lorsqu’un livrable est prêt, le consultant télécharge le ou les fichiers, ainsi que toute note, via la page du projet sur la plateforme (à l’aide de la fonction « Soumettre un livrable ») [19] . Le système enregistre la date de soumission et met à jour le statut du livrable à « Soumis », en l’associant au projet et à l’étape correspondante [36] . Une notification automatique est envoyée aux représentants du client et au responsable du développement commercial de HGA pour les informer que le livrable a été soumis à l’examen [27] . Le client (ou HGA pour son compte) est alors responsable de l’examen du contenu du livrable. Via la plateforme, l’examinateur peut approuver le livrable s’il est conforme aux exigences, ou le marquer comme « Révisions requises » ou « Rejeté » en y ajoutant des commentaires [37] . Si des révisions sont demandées, le consultant doit prendre en compte les commentaires et soumettre à nouveau le livrable via la plateforme. Le système assurera le suivi des versions et des dates, et sollicitera une nouvelle approbation. Ce cycle se poursuit jusqu’à l’approbation du livrable par le client. Seule une approbation valide la version finale de cette étape. Les clients sont invités à examiner les livrables rapidement (généralement dans un délai prédéfini, par exemple 10 jours ouvrables, ou conformément aux dispositions contractuelles) afin de ne pas retarder l’avancement du projet. La plateforme enregistre tous les commentaires reçus à des fins d’archivage [38] . Une fois qu’un livrable est marqué comme « Approuvé » dans le système, cela signifie que le travail pour cette étape est considéré comme définitif.

Flux de travail financier – Confirmation et déblocage des paiements : La plateforme HGA intègre la gestion financière pour garantir des flux de paiement sécurisés et transparents. Les clients ne paient pas directement les consultants ; ils paient HGA, qui se charge ensuite de payer le consultant, conformément au modèle de contrat d’intermédiation. Voici comment cela fonctionne sur la plateforme :

  • After a deliverable is approved, HGA’s Receivables Officer issues an invoice to the client (if not already done per schedule) and monitors for payment. The platform, through its Stripe integration or bank tracking module, checks for incoming funds. As soon as the client’s payment for that deliverable (or milestone) is received, the Receivables Officer will confirm the payment in the system[28]. The deliverable’s status is then updated to “Paid” (indicating HGA has received funds for that work)[28]. The consultant and the Business Developer are automatically notified that the client’s payment has been received and confirmed[39].
  • Once the receivable is confirmed, the Payables Officer is prompted to execute payment to the consultant. The platform will show that the deliverable is ready for payout. The Payables Officer reviews the payment details (consultant’s bank information, the amount due to the consultant as per the work order)[40]. HGA uses secure payment methods (for example, electronic bank transfer or Stripe payout) to release the consultant’s fee. The Payables Officer initiates the payment, and upon successful transfer, updates the deliverable’s status to “Paid to Consultant” (or equivalent) and the consultant is notified that their payment has been processed[41]. In summary, the consultant is paid after HGA has received payment from the client, following a pay-when-paid principle, but with guarantees as noted below.
  • HGA is committed to timely payments to consultants. According to the Consultant Contract, HGA will pay the consultant’s approved invoice no later than 120 days after the consultant’s invoice or the payment due date, even if the client has not yet paid, provided the delay isn’t due to the consultant’s own fault[42]. This means HGA carries the risk of client non-payment for that period – effectively advancing payment to the consultant by 120 days if needed. In practice, HGA expects clients to pay on time (commonly within 30 days), and will expedite paying consultants as soon as funds clear. The 120-day guarantee is a backstop to protect consultants. Clients should be aware that HGA enforces this timeline; any payment delays beyond 30 days will be pursued, and by day 120 HGA will pay out of its own pocket if necessary[42].
  • La plateforme enregistre également toutes les transactions financières, créant ainsi une piste d’audit. Les consultants peuvent consulter l’état et l’historique de leurs paiements dans le module financier de leur tableau de bord (affichage des paiements en attente, des factures payées, etc.), et les clients peuvent visualiser les montants facturés et payés pour chaque prestation via leur propre interface financière. Les responsables des comptes clients et fournisseurs disposent d’outils supplémentaires pour le rapprochement, le reporting et la gestion des écarts de paiement (par exemple, si un montant de paiement ne correspond pas à une facture, ils mènent une enquête et effectuent les corrections nécessaires) [43] [44] . Ce processus financier rigoureux garantit la transparence et la confiance : les consultants savent quand s’attendre à être payés et les clients ont l’assurance que les fonds ne seront débloqués que pour les travaux approuvés.

Communications et archivage : La plateforme HGA intègre des fonctions de messagerie, de notifications et de gestion des tickets d’assistance afin de centraliser les communications. Toutes les parties prenantes sont encouragées à utiliser ces outils pour conserver une trace écrite des interactions et décisions clés. Par exemple, si un client a une question concernant une ébauche de livrable d’un consultant, le service de messagerie de la plateforme (lié au projet) permet également au responsable du développement commercial de consulter l’échange et d’apporter son aide si nécessaire. Les notifications importantes – telles que la sélection d’un consultant pour un projet, l’acceptation ou la nécessité de révision d’un livrable, ou le paiement d’une facture – sont envoyées aux utilisateurs concernés sous forme de notifications système [17] [28] . Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs préférences de notification (alertes par e-mail, etc.), mais il leur est conseillé de consulter quotidiennement leur boîte de réception sur la plateforme lorsqu’ils travaillent sur un projet. Le module d’assistance de la plateforme permet à tout utilisateur (consultant ou client) de signaler des problèmes techniques ou de poser des questions, qui sont suivis et résolus par l’équipe d’assistance de HGA [45] [46] . En centralisant les communications sur la plateforme, HGA peut mieux garantir la responsabilisation, offrir son aide pour résoudre les malentendus et tenir un registre vérifiable de l’évolution de la mission.

En résumé, la plateforme numérique HGA est essentielle au processus de collaboration entre consultants et clients. Le respect de ces flux de travail – des applications pilotées par l’IA aux approbations des livrables et aux paiements – garantit efficacité, transparence et équité pour tous les intervenants. HGA améliore constamment les fonctionnalités de la plateforme et nous encourageons les retours des utilisateurs afin d’optimiser ces processus.

Assurance qualité et gestion de la performance

HGA s’engage à fournir à ses clients des prestations de conseil de haute qualité , ce qui implique le maintien de processus d’assurance qualité rigoureux. Cette section définit les normes de qualité attendues et les procédures à suivre pour résoudre tout problème de performance ou de livrable :

Normes de qualité : Les consultants doivent fournir des services conformes aux normes de qualité professionnelle attendues d’experts dans leur domaine. Cela implique rigueur, exhaustivité et adéquation aux exigences du projet. Si le client ou le cahier des charges spécifiques des critères de qualité ou des indicateurs clés de performance (KPI) particuliers, ces derniers doivent être respectés. Par exemple, les clients du secteur du développement international peuvent disposer de critères d’évaluation formels (qualité technique, respect des délais, coopération, etc.) ; les consultants doivent s’efforcer d’obtenir des résultats satisfaisants, voire supérieurs, à ces critères [47] . La « qualité » inclut également le respect de toutes les instructions et l’utilisation des méthodologies ou des meilleures pratiques appropriées à la tâche. HGA attend des livrables complets, bien rédigés et ne nécessitant que des corrections minimales pour l’exécution du contrat. Les consultants doivent effectuer leurs propres contrôles de qualité (relecture des rapports, vérification des données, etc.) avant la soumission. Conformément aux directives des bailleurs de fonds, les consultants doivent faire preuve d’une éthique et d’une intégrité irréprochables dans leur travail [48] , ce qui constitue un élément essentiel de la qualité des missions de conseil (par exemple, interdiction du plagiat, du travail bâclé et de la falsification de données). Les chargés du développement commercial de HGA suivront régulièrement l’avancement des projets et pourront examiner les livrables intermédiaires afin de s’assurer de leur conformité aux objectifs.

Retour d’information du client et examen des livrables : Lors de la soumission d’un livrable, le client (sous la supervision de HGA) l’examine au regard des critères convenus. Si le livrable est conforme aux attentes , le client l’approuve, attestant ainsi de sa qualité acceptable. Dans le cas contraire, le client doit fournir un retour d’information précis sur les lacunes constatées, en indiquant par exemple les exigences non respectées ou les problèmes de qualité rencontrés (erreurs factuelles, analyse insuffisante, problèmes de mise en forme, etc.). Le livrable peut alors être marqué comme « Rejeté » ou « Révisions requises » sur la plateforme [20] . Dans ce cas, le consultant est tenu de corriger ou d’améliorer rapidement son travail et de le soumettre à nouveau dans les délais convenus avec le client/HGA. Le consultant doit accueillir ces retours avec professionnalisme et ouverture d’esprit, l’objectif étant la satisfaction du client. En règle générale, la révision d’un livrable non conforme n’est pas facturée ; il est du devoir du consultant de fournir un travail de qualité. HGA collaborera avec le consultant si nécessaire afin de clarifier les commentaires et de s’assurer que la prochaine soumission prenne en compte tous les points soulevés.

Procédure de notification et de correction des problèmes de performance : Si des problèmes de performance plus généraux sont identifiés (au-delà d’une simple livraison) – par exemple, si le consultant manque régulièrement ses échéances, produit un travail de qualité insuffisante ou ne répond pas aux demandes –, HGA déclenchera généralement une procédure de notification et de correction . HGA informera le consultant par écrit (courriel ou lettre officielle) en détaillant les problèmes de performance et en lui accordant un court délai pour y remédier [49] . Généralement, le consultant disposera de 5 jours ouvrables pour corriger le problème [49] , ce délai pouvant toutefois être ajusté en fonction de la nature du problème (et de la tolérance du client). Pendant cette période de correction, le consultant devra prendre toutes les mesures nécessaires pour s’améliorer – par exemple, refaire le travail défectueux, effectuer des heures supplémentaires pour rattraper le retard ou adapter son approche si nécessaire – afin de se remettre sur la bonne voie [50] . HGA et le client évalueront si la correction apportée est adéquate. L’objectif est de donner aux consultants une chance équitable de remplir leurs obligations avant toute résiliation ou remplacement. HGA ne révoquera pas un consultant pour des raisons de performance sans préavis ni possibilité de remédier à la situation , sauf dans les cas particuliers mentionnés ci-dessous [51] . Les clients sont invités à signaler tout problème au plus tôt afin que ce processus puisse se dérouler rapidement et éviter ainsi des échecs de projet de dernière minute.

Conditions de révocation immédiate : Dans certaines circonstances, un consultant peut être révoqué immédiatement d’un projet , sans délai de régularisation, afin de préserver la relation client ou en cas de faute grave. Si un client ou un bailleur de fonds exige formellement la révocation d’un consultant (par exemple, si le règlement du bailleur de fonds l’autorise à demander le remplacement immédiat du personnel, ou si un client perd confiance et adresse une demande de révocation écrite), HGA se conformera à cette exigence afin de maintenir la confiance du client [52] . HGA informera le consultant de cette décision et lui fournira par écrit la justification du client. De plus, si un consultant est reconnu coupable de faute grave – telle que fraude, vol, harcèlement, violation délibérée de la loi ou des politiques de HGA/du client, ou s’il est découvert qu’il a falsifié ses qualifications – HGA peut mettre fin immédiatement à sa collaboration, car cela constitue un abus de confiance [53] . En cas de révocation immédiate, le consultant sera rémunéré pour toute partie du travail accompli avec succès jusqu’à cette date, mais il perdra toute possibilité de travail ultérieurement sur le projet [54] . Cette mesure radicale n’est prise qu’en cas d’absolue nécessité. Elle souligne l’importance de maintenir un comportement professionnel et de respecter en toutes circonstances toutes les obligations déontologiques et contractuelles.

Recours en cas de performance insuffisante ou de manquement contractuel : Si la performance insuffisante non corrigée d’un consultant entraîne des pertes pour le projet (par exemple, si le client impose des pénalités, retient les honoraires pour un travail non conforme ou si HGA engage des frais supplémentaires pour trouver un remplaçant), HGA se réserve le droit d’ exercer des recours contre le consultant . Cela pourrait inclure une réduction des honoraires du consultant pour la partie problématique du travail ou l’obligation pour le consultant de couvrir tout dommage direct causé [55] . Aux termes du contrat de consultant, HGA peut réclamer des dommages et intérêts, tels que la différence de coût si un consultant de remplacement plus onéreux est nécessaire en raison de la défaillance du consultant initial [55] . Cependant, HGA rémunérera le consultant pour tout travail correctement exécuté avant son départ (déduction faite des pertes imputables aux problèmes rencontrés) [56] . Inversement, si un client manque à ses obligations et cause un préjudice au consultant (par exemple, en rejetant sans motif valable des livrables de qualité ou en résiliant un projet sans motif valable), HGA veillera à l’exécution du contrat et s’assurera que le consultant soit traité équitablement ou indemnisé conformément aux termes du contrat. Il convient également de noter que HGA dispose d’une assurance responsabilité civile professionnelle et exige de ses consultants qu’ils souscrivent une assurance adéquate (voir section 7) afin de couvrir certains risques. Si un livrable s’avère ultérieurement enfreindre les droits de propriété intellectuelle d’un tiers ou comporter une erreur critique ayant causé un préjudice, la partie responsable (le consultant pour son travail, ou HGA si le préjudice est imputable à HGA) peut être tenue d’indemniser la partie lésée (le client ou HGA) pour les pertes subies [57] [58] . Ces situations sont traitées au cas par cas et conformément aux dispositions légales.

Suivi continu de la qualité : Tout au long d’une mission, le rôle de HGA inclut le suivi de la qualité. Les chargés de développement commercial peuvent consulter les résultats intermédiaires ou solliciter un retour d’information informel auprès du client en cours de projet. En cas de problème, HGA en discutera avec le consultant afin de rectifier le tir rapidement. Notre objectif est d’ éviter les mauvaises surprises , en identifiant et en résolvant les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Après chaque projet, HGA met à jour le dossier de performance interne du consultant. Des manquements répétés à la qualité ou des violations de cette politique peuvent entraîner la désactivation du consultant de la plateforme ou son exclusion des projets futurs. À l’inverse, les consultants qui fournissent un travail d’excellente qualité de manière constante auront plus de chances d’être affectés à des projets intéressants. L’assurance qualité est donc un intérêt commun à HGA, aux clients et aux consultants.

En résumé, HGA exige un travail de la plus haute qualité et une éthique de conduite. Nous mettons en place des mécanismes de retour d’information et de correction si les normes ne sont pas respectées dès le départ, et nous appliquons des sanctions en cas de problèmes de performance non résolus afin de préserver l’excellence de notre plateforme. Nos clients peuvent avoir la certitude que HGA prendra les mesures nécessaires pour garantir la qualité promise, et nos consultants peuvent être assurés qu’ils auront la possibilité de corriger les problèmes et que leurs bonnes performances seront reconnues.

Conformité légale et éthique

Tous les consultants et clients qui font appel à HGA doivent se conformer aux lois, réglementations et normes déontologiques applicables . HGA, en tant qu’organisation, respecte également ces règles et les intègre à ses contrats et aux politiques de sa plateforme. Cette section met en lumière les principales dispositions juridiques et déontologiques qui régissent les missions :

Conformité juridique générale : Les consultants et les clients sont tenus de respecter toutes les lois et réglementations applicables aux services et aux juridictions dans lesquelles les travaux sont effectués ou livrés [59] . Cela inclut, sans s’y limiter, les lois anticorruption (par exemple, la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger, la loi britannique sur la corruption), les lois antifraude et de transparence financière, le droit du travail, les obligations fiscales, les lois sur la protection des données (voir section 8) et les contrôles des importations/exportations, le cas échéant. Aucune partie ne doit demander à l’autre d’accomplir un acte illégal ou contraire à la réglementation dans le cadre d’un projet. Les consultants doivent s’assurer de la validité de toutes les licences ou certifications professionnelles requises pour l’exécution des travaux (par exemple, les licences d’ingénieur ou médicales dans certains pays). Tout problème ou exigence juridique susceptible d’affecter la mission doit être communiqué sans délai à HGA. HGA peut, de temps à autre, fournir des conseils ou exiger des confirmations concernant la conformité (par exemple, confirmer qu’un consultant a payé ses impôts ou que le projet d’un client ne viole pas les sanctions), et toutes les parties doivent coopérer de bonne foi.

Lutte contre la corruption et déontologie : HGA applique une politique de tolérance zéro à l’égard des pratiques frauduleuses, corrompues, collusoires ou coercitives . Les consultants et les clients ne doivent se livrer à aucune forme de corruption ou d’incitation contraire à l’éthique dans le cadre des missions facilitées par HGA. Par exemple, un consultant ne doit jamais offrir ni accepter de pots-de-vin en échange de l’attribution d’un contrat, et un client ne doit pas tenter d’influencer un consultant pour qu’il se comporte de manière inappropriée (et inversement). Si un consultant travaille dans des pays ou des secteurs présentant des risques de corruption élevés, il doit redoubler de vigilance afin de se conformer aux lois anticorruption. Tout soupçon ou preuve de corruption ou de fraude doit être immédiatement signalé à la direction de HGA. Nous exigeons également une communication transparente : les consultants doivent présenter avec exactitude leurs qualifications et l’avancement de leurs travaux, et les clients doivent fournir des informations véridiques sur les conditions des projets. L’intégrité est primordiale : tout consultant ou client impliqué dans des activités de corruption ou de fraude sera exclu de la plateforme et pourra faire l’objet de poursuites judiciaires.

Politiques spécifiques aux donateurs et aux clients : De nombreux projets HGA sont financés par des donateurs internationaux (tels que la Banque mondiale, les Nations Unies, l’USAID, etc.) ou d’autres institutions qui ont leurs propres règles en matière de passation de marchés et d’éthique. Les consultants et les clients sont tenus de respecter ces politiques lorsqu’elles sont applicables [48] . Par exemple, les contrats financés par la Banque mondiale exigent souvent que les consultants respectent les normes éthiques les plus élevées et évitent les conflits d’intérêts, et que ni les consultants ni les intermédiaires contractuels (HGA) ne soient des entités exclues ou sanctionnées. HGA exige que les consultants attestent qu’ils ne sont ni exclus ni suspendus par les principaux donateurs au moment de leur intégration et qu’ils nous informent immédiatement s’ils font l’objet d’une enquête ou d’une procédure (telle qu’une enquête pour fraude ou une mise en demeure) susceptible d’affecter leur admissibilité [48] [60] . Les clients qui opèrent selon les règles des donateurs doivent également s’assurer que HGA et le consultant sont informés de toute clause de répercussion qui doit être incluse dans l’accord de consultation [61] . HGA intégrera les dispositions nécessaires (droits d’audit, clauses de propriété intellectuelle, déclarations de lutte contre le financement du terrorisme, etc.) au contrat ou à l’ordre de mission [61] . Concrètement, HGA facilitera la conformité en communiquant au consultant les conditions exigées par le bailleur de fonds (par exemple, en partageant les Lignes directrices de la Banque mondiale à l’intention des consultants ou un code de conduite auquel le consultant est tenu de se conformer) [62] [63] . Consultants et clients sont alors tenus de respecter ces règles comme si elles faisaient partie intégrante de la présente politique. En bref, dans le cadre d’un projet financé par un bailleur de fonds, les règles de ce dernier sont intégrées à notre engagement , et leur non-respect est également considéré comme une violation de la politique de HGA.

Conflits d’intérêts : Toutes les parties doivent éviter les conflits d’intérêts , réels ou apparents, dans le cadre des missions confiées à HGA. Un conflit d’intérêts peut survenir, par exemple, si un consultant a un intérêt financier ou personnel dans l’organisation du client, ou s’il travaille simultanément sur des projets concurrents susceptibles de compromettre son indépendance de jugement. Les consultants doivent déclarer tout conflit d’intérêts potentiel à HGA (et aux clients, le cas échéant) afin que nous puissions le gérer (par exemple, en mettant en place des cloisonnements stricts ou en n’affectant pas ce consultant au projet). Les clients doivent également informer HGA s’ils perçoivent un conflit d’intérêts (par exemple, s’ils découvrent qu’un consultant travaille déjà pour un concurrent sur une mission connexe). L’objectif est la transparence ; un conflit d’intérêts déclaré peut faire l’objet d’une renonciation avec le consentement de toutes les parties, mais le dissimuler serait inacceptable. HGA respecte les directives des bailleurs de fonds en matière de conflits d’intérêts – par exemple, les consultants ne doivent généralement pas participer à la rédaction du cahier des charges d’un projet pour lequel ils soumettront ultérieurement une offre, sauf si cela est dûment encadré. En cas de doute, veuillez consulter l’équipe conformité de HGA.

Droits de propriété intellectuelle (PI) : La propriété des produits de travail (rapports, logiciels, conceptions, etc. – collectivement, les livrables ) créés dans le cadre de missions de conseil est généralement définie dans le contrat ou le bon de commande. Dans la plupart des cas, le client ou le financeur final est propriétaire des livrables et de la propriété intellectuelle résultant des services du consultant [64] . Les consultants doivent accepter des clauses de cession de PI raisonnables, ce qui signifie qu’ils transfèrent la propriété du travail au client (ou à HGA, qui la transfère ensuite au client) après paiement. Cette pratique est courante dans le cadre de missions de conseil. Les consultants conservent la propriété de leurs documents préexistants (tout élément créé en dehors du projet), mais doivent accorder au client une licence d’utilisation pour tout document intégré à un livrable. Aucun élément de PI tiers non autorisé ne doit être inclus dans les livrables. Les consultants ne peuvent utiliser de documents tiers (y compris les logiciels libres, les données ou les images) dans leur travail que s’ils en ont le droit légal et si le client l’y autorise. Les composants open source sont autorisés à condition qu’ils n’imposent pas d’obligations contradictoires au client. Les consultants doivent divulguer tout contenu open source ou tiers utilisé, ainsi que ses conditions de licence [65] [66] . Si un consultant utilise un procédé breveté ou propriétaire n’appartenant pas au client, il doit s’assurer que ce dernier obtienne une licence ou une autorisation appropriée pour son utilisation dans le cadre de la prestation. Toute utilisation non autorisée de propriété intellectuelle ou d’informations confidentielles appartenant à des tiers est strictement interdite et constitue une violation grave. En résumé, les consultants doivent créer un travail original ou un travail dûment autorisé, et être prêts à céder la propriété des livrables finaux au client, le cas échéant. Les clients, quant à eux, doivent utiliser les livrables uniquement dans le cadre du contrat de projet (sauf accord contraire) et respecter les outils propriétaires du consultant ou de HGA qui ne sont pas destinés à être transférés.

Indemnisation et responsabilité : Les contrats de HGA incluent généralement des clauses d’indemnisation réciproque , ce qui signifie que chaque partie (HGA et le consultant, et par extension le client via le contrat principal de HGA) s’engage à défendre et à indemniser l’autre contre certaines réclamations de tiers [57] [58] . Par exemple, un consultant s’engage à indemniser HGA (et le client) si sa négligence ou sa faute intentionnelle cause un dommage, ou si son travail porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers [58] . Réciproquement, HGA indemnise le consultant pour les réclamations découlant de ses propres actions ou d’actions du client indépendantes de sa volonté [67] . Sans entrer dans le détail de l’ensemble du texte juridique, il est essentiel que les consultants et les clients comprennent que chaque partie est responsable de ses propres manquements et négligences . Les consultants pourraient être tenus financièrement responsables si, par exemple, leur livrable contenait du plagiat et que l’auteur original intentait une action en justice ; le consultant devrait alors indemniser HGA ou le client pour les pertes subies [66] . Cependant, des limitations de responsabilité sont généralement prévues (la responsabilité n’est pas illimitée, sauf en cas de faute intentionnelle ou de certaines obligations légales). Ni HGA, ni le client, ni le consultant ne devraient être tenus responsables des dommages indirects en vertu de nos conditions générales, et la responsabilité globale est souvent plafonnée (généralement au montant des honoraires versés pour le projet). La force majeure est également reconnue : si des événements imprévus (catastrophes naturelles, guerre, etc.) rendent l’exécution impossible, les parties sont exonérées de toute responsabilité et peuvent suspendre ou résilier la mission sans pénalité [68] [69] . En cas de résiliation pour force majeure, le client paie le travail effectué jusqu’à cette date et les deux parties s’efforcent de se séparer à l’amiable [69] . Toutes ces protections juridiques sont détaillées dans les contrats sous-jacents, mais sont résumées ici afin de rappeler à toutes les parties que le respect des obligations légales et la gestion des risques sont essentiels à nos collaborations . Nous conseillons fortement aux consultants de maintenir une assurance responsabilité professionnelle adéquate (assurance erreurs et omissions) et toute autre couverture requise (HGA exige certains minimums, par exemple une responsabilité générale de 1 million de dollars) pour se protéger contre les responsabilités imprévues [70] [71] .

Déontologie et professionnalisme : Au-delà des obligations légales, HGA exige de ses consultants et de ses clients un haut niveau d’éthique. Les consultants, en tant que représentants de HGA auprès du client, doivent se comporter avec professionnalisme et respecter les coutumes et normes locales. Le harcèlement, la discrimination et les comportements abusifs sont strictement interdits. De même, les clients sont tenus de traiter les consultants avec respect et de leur offrir un environnement de travail sûr (exempt de harcèlement et de discrimination). Si un consultant se sent envoyé sous pression de la part d’un client pour adopter un comportement contraire à l’éthique, ou si un client estime qu’un consultant agit de manière contraire à l’éthique, HGA doit en être immédiatement informé afin que nous puissions intervenir. Notre réputation collective repose sur l’intégrité à tous les niveaux. HGA peut proposer des formations ou des ressources en matière d’éthique aux consultants travaillant dans des environnements complexes (par exemple, des conseils pour éviter les commissions de facilitation dans certains pays). Le respect des normes éthiques est une obligation permanente – même après la fin d’un projet, certaines clauses, telles que la confidentialité et la prévention des conflits d’intérêts, restent applicables.

En conclusion, le respect des obligations légales et éthiques est impératif au sein de la communauté HGA. En se conforme aux lois, aux règles des donateurs, aux clauses contractuelles et aux principes généraux d’honnêteté et d’équité, les clients et consultants contribuent à préserver une plateforme fondée sur la confiance et la crédibilité. Tout manquement à ces exigences peut entraîner la résiliation des contrats, l’exclusion de la plateforme et, le cas échéant, des poursuites judiciaires.

Protection et confidentialité des données

Humanics Global Advisors s’engage à protéger les données personnelles et les informations confidentielles de tous les utilisateurs de sa plateforme. Les consultants et les clients ont également la responsabilité de traiter les données avec soin. Cette section décrit comment les données personnelles, les informations relatives aux projets et autres documents confidentiels doivent être traités :

Protection des données personnelles (conformité RGPD/CCPA) : HGA traite les données personnelles des consultants et des contacts clients (noms, adresses, CV, pièces d’identité, etc.) conformément aux lois internationales sur la protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) [72] . Même si ces lois ne s’appliquent pas strictement dans toutes les juridictions où nous opérons, HGA s’engage à respecter leurs principes par souci de bonnes pratiques [73] . Cela signifie que nous ne collectons que les données nécessaires à nos activités légitimes (par exemple, pour créer des profils de consultants, soumettre des propositions, rédiger des contrats, traiter les paiements, etc.) et que nous les utilisons de manière équitable et transparente. Les consultants consentent à ce que HGA utilise leurs données personnelles pour la recherche et la gestion de missions de conseil [74] [75] . Par exemple, lorsqu’un consultant s’inscrit sur la plateforme, il accepte que HGA puisse partager son CV et ses qualifications avec des clients potentiels ou inclure ses informations dans des propositions [74] . HGA ne vendra jamais de données personnelles et ne les utilisera jamais à des fins de marketing sans consentement. Nous exigeons également le consentement pour tout transfert de données : HGA et nombre de ses clients étant internationaux, les données personnelles peuvent être transférées au-delà des frontières (par exemple, le CV d’un consultant peut être envoyé à un client situé dans un autre pays). En collaborant avec HGA, les consultants et les clients approuvent et autorisent ce transfert international, le cas échéant [73] . HGA s’assure que ces transferts sont effectués de manière sécurisée et conformément à la législation applicable (par exemple, en utilisant des clauses contractuelles types ou d’autres garanties pour les données de l’UE transférées aux États-Unis).

Sécurité des données et pratiques de la plateforme : HGA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles et les informations relatives aux projets. Notre plateforme numérique utilise le chiffrement (y compris le chiffrement de bout en bout pour les transmissions sensibles) afin de sécuriser les données en transit [76] , et un stockage chiffré pour les données au dépôt. Nous utilisons des services cloud réputés et maintenons des pare-feu, des contrôles d’accès et des audits de sécurité réguliers. En interne, l’accès aux données personnelles est limité au personnel autorisé qui en a besoin pour exercer ses fonctions (par exemple, le responsable du développement commercial peut consulter le profil d’un consultant pour l’affecter à des projets, mais un utilisateur d’une organisation cliente ne peut pas consulter l’intégralité des données des autres consultants, sauf dans le cadre d’une candidature). Chaque utilisateur a également une responsabilité  : les consultants et les clients doivent protéger leurs identifiants de compte (utiliser des mots de passe robustes, activer l’authentification à deux facteurs si disponibles, etc.) et ne pas partager l’accès à leur compte. Si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte ou une violation de données, veuillez en informer immédiatement HGA. La plateforme enregistre également l’accès aux données sensibles (par exemple, chaque fois qu’un responsable des comptes clients consulte les détails d’une transaction financière, l’opération est horodatée [77] ), garantissant ainsi la traçabilité. La politique de confidentialité de HGA (disponible sur notre site web) détaille le traitement des données et les droits des utilisateurs (notamment le droit d’accès et de suppression des données personnelles conformément au RGPD). En résumé, HGA s’efforce de dépasser les normes du secteur en matière de sécurité des données afin de préserver la confiance que nos consultants et clients nous accordent.

Informations confidentielles (Non-divulgation) : Outre les données personnelles, toute information commerciale confidentielle partagée dans le cadre d’une mission doit être protégée par toutes les parties. Les « informations confidentielles » comprennent les informations non publiques telles que les documents de projet, les données exclusives du client, les méthodologies, les stratégies commerciales, les secrets commerciaux ou les processus internes de HGA, ainsi que toute information qu’une personne raisonnable considérerait comme sensible ou exclusive compte tenu du contexte [78] [79] . Lorsqu’un consultant reçoit des documents du client pour réaliser sa mission, ceux-ci sont confidentiels et ne doivent pas être utilisés en dehors du projet ni divulgués à des tiers. De même, si un client prend connaissance de détails concernant l’approche exclusive d’un consultant ou la structure tarifaire et de commission de HGA, ces informations doivent rester confidentielles (sauf si elles sont publiques ou ont fait l’objet d’un accord de partage). Conformément aux accords types de HGA, chaque partie s’engage à utiliser les informations confidentielles de l’autre exclusivement aux fins de la mission et à ne pas les divulguer à des tiers sans autorisation [15] [80] . Les seules exceptions concernent les divulgations exigées par la loi ou celles faites à des conseillers tenus au secret professionnel (par exemple, un avocat ou un expert-comptable peut avoir besoin de certaines informations, ou HGA peut divulguer des informations à un sous-traitant ayant signé un accord de confidentialité) [80] . L’obligation de confidentialité demeure même après la fin du projet . Pour la plupart des informations commerciales, nos contrats prévoient une période de confidentialité d’au moins cinq ans après la résiliation [81] . Concernant les données personnelles et les informations hautement sensibles, l’obligation de protection est permanente [82] . Chaque consultant et utilisateur client doit faire preuve d’au moins la même vigilance quant à la protection des informations confidentielles de HGA/du client que pour ses propres informations sensibles [16] . Si vous devez discuter d’un projet en public ou dans un contexte marketing, veillez à ce qu’aucun détail confidentiel ne soit divulgué sans consentement. Si une obligation légale contraint une personne à divulguer des informations confidentielles (comme une assignation à comparaître), la partie concernée doit (si la loi le permet) en informer l’autre partie au préalable afin qu’elle puisse se prémunir contre la divulgation ou consentir à celle-ci [83] . En résumé, traitez toutes les informations non publiques que vous recevez via HGA comme confidentielles et ne les utilisez à aucune autre fin que l’exécution du projet ou des obligations découlant de votre accord avec HGA.

Responsabilités des consultants et des clients en matière de données : Les consultants et les clients ont tous deux un rôle à jouer pour garantir la confidentialité des données : – Consultants : Lorsqu’ils traitent des données client (par exemple, des ensembles de données brutes, des rapports internes ou des informations personnelles concernant des personnes du côté client), les consultants doivent suivre les instructions de traitement des données données par le client ou HGA. Par exemple, si un client fournit un ensemble de données contenant des identifiants personnels, le consultant peut être amené à les anonymiser dans les rapports ou à les supprimer après utilisation. Les consultants ne doivent pas transférer les données client en dehors de l’équipe projet ni les utiliser sur des appareils personnels sans mesures de sécurité appropriées. Si un consultant fait appel à des assistants ou des sous-traitants (avec l’autorisation de HGA), ces derniers doivent également signer des accords de confidentialité et se conformer aux règles de protection des données [84] . De plus, si un consultant collecte des données primaires dans le cadre d’une mission (enquêtes, entretiens), il doit le faire conformément aux directives éthiques et aux lois sur la protection de la vie privée (obtention des consentements, etc.) et stocker ces données en toute sécurité. – Clients : Lorsque les clients reçoivent les livrables des consultants ou lorsqu’ils ont accès à des informations les concernant (telles que des profils ou des propositions), ils ne doivent pas les diffuser en dehors du cadre du projet. Les clients doivent également éviter de demander aux consultants d’enfreindre les lois sur la protection de la vie privée ; par exemple, en leur demandant de fournir des données personnelles concernant des tiers sans leur accord préalable, ou en faisant pression sur eux pour qu’ils divulguent des informations confidentielles sur un autre client ou projet. Si un client doit publier ou partager un rapport de consultant, il doit s’assurer que toutes les données personnelles qu’il contient sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée (ou demander à HGA/au consultant de les anonymiser si nécessaire).

Conservation et suppression des données : HGA conserve les données personnelles et les dossiers de projet aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des objectifs de la mission et le respect des obligations légales. Généralement, dès qu’un consultant se retire de la plateforme ou sur demande, HGA peut supprimer ou anonymiser les données personnelles, à l’exception des informations que nous sommes tenus de conserver pour des raisons légales ou contractuelles (telles que les relevés de transactions financières, qui peuvent être conservés à des fins comptables et d’audit). Les documents confidentiels sont soit restitués au client, soit détruits à la fin du projet, selon le cas. HGA peut toutefois en conserver une copie dans des archives sécurisées à des fins de défense juridique ou de conformité (et toute copie ainsi conservée demeure confidentielle) [85] . Les utilisateurs ont le droit de demander l’accès à leurs données personnelles ou leur rectification si des informations sont inexactes. Toute demande de ce type peut être adressée au délégué à la protection des données de HGA aux coordonnées indiquées dans notre politique de confidentialité.

En résumé, la protection de la confidentialité des données est une obligation partagée . HGA fournit une plateforme sécurisée et respectueuse des normes strictes en matière de confidentialité. Nous exigeons de nos consultants et clients qu’ils respectent et protègent également toutes les informations sensibles. Toute violation de la confidentialité des données constitue non seulement une infraction à la présente politique et aux contrats, mais peut également nuire à la réputation et entraîner des sanctions juridiques. Tout incident (tel qu’une fuite de données, la perte d’un appareil contenant des données de projet ou une divulgation accidentelle) doit être signalé immédiatement afin que HGA et les parties concernées puissent prendre les mesures correctives nécessaires [86] . En gérant les données avec rigueur, nous créons un environnement de collaboration sûr.

Non-contournement et non-sollicitation

Afin de préserver l’intégrité du rôle d’intermédiaire de HGA et ses investissements dans le développement des relations, tous les consultants et clients doivent respecter nos politiques de non-contournement et de non-sollicitation . Ces politiques garantissent que HGA ne soit pas contournée dans les missions actuelles ou futures entre consultants et clients présentés par le biais de notre plateforme ou de nos services.

Interdiction de toute intervention directe sans l’intermédiaire de HGA (Non-contournement) : Lorsqu’HGA met en relation un consultant et un client (ou inversement) dans le cadre d’un projet ou d’une opportunité, cette mise en relation se fait sous réserve que tout travail qui en résulte soit contractualisé et géré par HGA. Les consultants ne doivent ni solliciter ni accepter de contrats ou de missions directes auprès d’un client présenté par HGA pendant une certaine période, sans l’accord écrit de HGA [87] . Plus précisément, pendant la durée d’un projet et pendant les 12 mois suivant la fin de la dernière mission ou la résiliation du contrat du consultant (la date la plus tardive étant retenue), le consultant s’engage à ne pas contourner HGA en contractualisant directement avec ce client pour des missions nouvelles ou supplémentaires [87] . Le terme « client » désigne ici le client final ou toute filiale ou unité de projet de l’organisation avec laquelle le consultant a collaboré par l’intermédiaire de HGA. En d’autres termes, si HGA vous a intégré à un projet client, vous ne devez pas ultérieurement « contourner HGA » pour travailler de manière indépendante avec ce client sur de nouvelles missions pendant au moins un an [88] . Cela protège le modèle économique de HGA (puisque notre commission nous permet de financer nos activités) et reconnaît le rôle joué par HGA dans l’établissement de ce lien.

Relations préexistantes – Exception : La politique de HGA prévoit une exception importante : si un consultant entretenait déjà une relation avec un client avant l’intervention de HGA, la clause de non-contournement ne restreint pas indûment cette relation antérieure [89] . Par exemple, si un consultant a travaillé pour l’Agence X par le passé, et que HGA lui présente ultérieurement un projet avec cette agence, le consultant est libre de continuer à travailler directement avec l’Agence X sur d’autres projets futurs , véritablement indépendants de l’intervention de HGA . Pour invoquer cette exception relative aux relations préexistantes , le consultant doit informer HGA par écrit au moment de la proposition d’un projet facilité par HGA si le client est une personne qu’il connaît déjà ou avec laquelle il a déjà travaillé [90] . Un simple courriel indiquant « J’entretiens une relation avec [Client] depuis l’année dernière » suffit. HGA reconnaîtra généralement et acceptera que la clause de non-contournement soit levée pour ce client spécifique une fois le travail lié à HGA terminé [91] . En l’absence de notification, HGA présumera que le client a été présenté par son réseau [91] . Afin d’éviter tout malentendu, nous tenons un registre des clients déclarés par les consultants comme relations préexistantes [92] . Cette politique vise à prévenir tout contournement injustifié de HGA lorsque nous sommes à l’origine de l’opportunité, sans pour autant interdire aux consultants de poursuivre des relations clients légitimes en dehors de HGA. Nous demandons aux consultants de faire preuve de transparence quant à l’identification de ces cas. De même, les clients doivent informer HGA si un consultant proposé figurait déjà dans leur portefeuille clients ; dans certains cas, HGA peut se retirer d’une présentation afin de respecter une relation directe établie.

Non-sollicitation de personnel : Outre la protection des relations client-consultant, HGA applique une clause de non-sollicitation réciproque concernant le personnel et les prestataires de chaque partie. Les clients ne doivent pas embaucher ou faire appel directement à un consultant ou un employé de HGA pour des missions hors du cadre de HGA pendant un projet en cours ni pendant les 12 mois suivants, sauf accord de HGA. De même, les consultants (et HGA) ne doivent pas solliciter le personnel clé de l’autre partie. Par exemple, un consultant ne doit pas recruter un membre du personnel de HGA rencontré via la plateforme pour une activité parallèle, et HGA ne débauchera pas un membre de l’équipe d’un consultant sans son consentement [93] . Cette clause vise principalement à préserver la confiance et à éviter le débauchage. La publication d’annonces ou d’offres d’emploi générales n’est pas considérée comme une violation (une candidature spontanée est différente du démarchage) [93] . Toutefois, toute approche ciblée visant à débaucher le personnel de l’autre partie est interdite pendant cette période d’un an suivant la fin du projet. Ceci garantit le respect mutuel des ressources humaines et le maintien de partenariats collaboratifs plutôt que compétitifs en matière de talents.

Recours en cas de violation de la clause de non-contournement/sollicitation : Si un consultant ou un client enfreint les règles de non-contournement susmentionnées – par exemple, si un consultant conclut secrètement un contrat avec un client de HGA pour un nouveau projet à notre insu – HGA est en droit d’obtenir réparation. Généralement, HGA peut réclamer la commission ou les honoraires qu’elle aurait perçus si elle avait été dûment impliquée dans la transaction [94] . Concrètement, cela pourrait signifier que le consultant verse à HGA un montant équivalent à notre commission standard (par exemple, 17 %) de la valeur du contrat obtenu sans notre accord. Ce recours est considéré comme équitable car il indemnise HGA du manque à gagner. Si la clause de non-sollicitation de personnel est enfreinte (par exemple, si un client engage directement notre consultant pendant la période de restriction), un recours typique pourrait consister en le versement de dommages et intérêts forfaitaires, par exemple l’équivalent d’un an de salaire de la personne concernée [94] . Ces recours sont prévus dans les contrats afin de dissuader les violations et d’établir clairement les conséquences. Ces recours ne sont pas exclusifs : HGA peut demander une injonction pour faire cesser les violations en cours ou réclamer d’autres dommages-intérêts si la situation le justifie [94] . Cependant, nous privilégions toujours la prévention des manquements par une communication claire et un accord mutuel. Si un client souhaite réellement engager un consultant pour des missions supplémentaires, ou inversement, la meilleure solution consiste à en discuter avec HGA. Nous pouvons souvent négocier une commission d’apporteur d’affaires ou une décharge écrite, plutôt que de laisser les parties tenter des solutions détournées. De nombreux clients officialisent finalement des embauches à long terme de consultants (ce que HGA peut faciliter, en levant ensuite les restrictions), notre objectif n’est donc pas de freiner l’évolution de carrière des consultants, mais simplement de garantir que HGA soit rémunérée comme il se doit pour le rôle joué.

Durée et étendue : Comme indiqué, la période de non-concurrence est de 12 mois à compter de la plus tardive des dates suivantes : la fin de la mission du consultant auprès d’un client ou la résiliation de son contrat avec HGA [87] . Passé ce délai, si aucun autre projet n’est mené par l’intermédiaire de HGA avec ce client, le consultant est généralement libre de travailler directement avec ce client. HGA n’impose aucune clause de non-concurrence plus large aux consultants ; ces derniers restent libres de travailler via d’autres plateformes ou intermédiaires et avec d’autres clients (y compris des concurrents des clients de HGA), à condition que ces opportunités n’aient pas été obtenues par HGA et qu’ils ne fassent pas un usage abusif d’informations confidentielles ni n’enfreignent d’autres conditions [95] . Ces restrictions sont spécifiques et limitées afin d’empêcher tout contournement des opportunités offertes par HGA et de protéger notre équipe. Cet équilibre permet un marché ouvert des opportunités de conseil tout en préservant les collaborations facilitées par HGA.

En résumé, lorsque HGA met en relation des consultants et des clients, nous attendons de ces relations qu’elles respectent le rôle de HGA. Les deux parties doivent confier tout travail ultérieur pertinent à HGA pendant la période définie, ou obtenir son accord pour procéder autrement. Cette politique permet à HGA de continuer à fournir des services à valeur ajoutée et de maintenir un climat de confiance. Les consultants et les clients qui privilégient les partenariats à long terme constateront que le respect de ces dispositions est bénéfique pour tous : HGA reste incitée à investir dans la recherche d’opportunités exceptionnelles, et chacun profite du succès de manière éthique et transparente.

Règlement des litiges et gestion des violations

Bien que HGA s’efforce de garantir des collaborations harmonieuses, des litiges ou des ruptures de contrat peuvent occasionnellement survenir. Cette section décrit la manière dont ces situations sont gérées, en privilégiant la résolution par la communication et, le cas échéant, par des mécanismes formels.

Résolution à l’amiable : En cas de litige, de désaccord ou de manquement perçu survenant au cours d’un projet, toutes les parties (consultant, client et HGA) doivent d’abord tenter de résoudre le problème à l’amiable et de bonne foi . Une communication ouverte permet souvent de dissiper les malentendus ou de renégocier les termes à la satisfaction de tous. Par exemple, si un client est insatisfait d’un livrable, la première étape consiste à discuter avec le consultant (avec l’implication de HGA) afin de voir s’il est possible d’y remédier (comme indiqué dans la section 6 sur l’assurance qualité). Si un consultant estime que le client demande des travaux hors périmètre, il doit en informer immédiatement HGA et le client afin d’ajuster les attentes ou de modifier le bon de commande. Il est essentiel de signaler rapidement les problèmes : ils doivent être soulevés dès leur identification et non pas laissés en suspens jusqu’à ce qu’ils deviennent critiques. Le personnel de HGA (comme le responsable du développement commercial ou le chef de projet en charge du contrat) est disponible pour faciliter les échanges. Nous pouvons organiser une réunion ou un appel entre le chef de projet du client et le consultant afin de trouver une solution. Toutes les parties sont tenues de participer à ces discussions de manière constructive et professionnelle.

Avis de manquement et délai de régularisation : Si une partie estime qu’une autre a manqué à ses obligations contractuelles de manière substantielle (qu’il s’agisse du consultant qui ne respecte pas son contrat de prestation de services, du client qui ne respecte pas son contrat avec HGA, ou même de HGA qui manque à ses obligations), la procédure standard consiste à notifier le manquement par écrit et à accorder un délai de régularisation . La notification doit préciser la nature du manquement : par exemple, « Le consultant n’a pas respecté le délai de livraison du livrable X et a fourni un travail non conforme » ou « Le client n’a pas réglé la facture dans les délais convenus ». Dès réception d’un avis de manquement, la partie mise en cause doit y remédier sans délai. Dans de nombreux cas impliquant des consultants, ce dernier dispose de 5 jours ouvrables pour remédier aux problèmes de performance [49] (sauf si la nature du manquement exige raisonnablement un délai différent). En cas de défaut de paiement du client, le contrat de HGA peut prévoir un court délai de régularisation (par exemple, 10 jours après notification pour effectuer le paiement) ou HGA peut suspendre les travaux. Le principe est que la plupart des manquements peuvent être corrigés si la partie responsable agit rapidement et de manière appropriée : les livrables peuvent être rectifiés, les délais ajustés, les paiements accélérés, etc. Pendant la période de régularisation, la partie non fautive doit s’abstenir de toute mesure radicale (comme la résiliation du contrat) afin de laisser à l’autre la possibilité de remédier à la situation [49] [50] . HGA coordonne ce processus : par exemple, si un client se plaint d’un manquement de la part du consultant, HGA en informe officiellement ce dernier et exige qu’il prenne les mesures correctives ; inversement, si un consultant allègue un manquement de la part d’un client, HGA en informe ce dernier. Toutes ces démarches sont consignées par écrit (un courriel suffit généralement, mais il doit être clair et faire l’objet d’un accusé de réception).

Révocation à la demande du client ou manquement contractuel du consultant : Comme indiqué à la section 6, si un client exige la révocation immédiate d’un consultant pour motif valable , HGA pourrait ne pas être en mesure d’accorder un délai de régularisation au consultant dans ce cas [52] . Il s’agit d’un cas exceptionnel où les droits contractuels du client (ou les exigences réglementaires) imposent une action immédiate – par exemple, une règle du bailleur de fonds stipulant que si un consultant est reconnu coupable d’avoir falsifié ses qualifications, il doit être révoqué sans délai. Dans de tels cas, HGA se conformera à cette demande afin de préserver la relation client et informera le consultant de sa révocation et des motifs qui en découlent. Ceci n’est pas considéré comme un manquement contractuel de la part de HGA envers le consultant ; il s’agit d’un risque convenu dans notre contrat de consultant, à savoir le respect des directives du client de cette nature [52] . HGA tentera de négocier avec le client afin de trouver une solution équitable (en permettant éventuellement au consultant de répondre ou de rémunérer le travail effectué), mais si le client maintient sa demande de révocation immédiate, HGA l’appliquera. Le contrat de consultant prévoit la résiliation d’un ordre de travail pour faute grave si le consultant manque à ses obligations et ne remédie pas à celles-ci, ou si son retrait immédiat est requis [96] . Le consultant est rémunéré pour tout travail acceptable effectué jusqu’à son retrait, comme indiqué précédemment, après quoi l’ordre de travail prend fin. HGA peut alors désigner un consultant de remplacement auprès du client si nécessaire.

Litiges entre HGA et le consultant ou le client : Si un litige survient, non seulement concernant l’exécution du projet, mais aussi l’interprétation des clauses contractuelles ou d’autres points litigieux (par exemple, un désaccord sur le montant des honoraires ou une demande d’indemnisation), et qu’il ne peut être résolu à l’amiable, la procédure suivante est un règlement formel des différends . Les contrats types de HGA prévoient que les litiges fassent d’abord l’objet de négociations de bonne foi entre les représentants de haut niveau des parties [97] . Cela peut se traduire par une réunion ou une téléconférence entre, par exemple, le directeur de HGA et le responsable des contrats du client, ou entre HGA et le consultant, afin de tenter une dernière fois de parvenir à un accord. Nous accordons généralement un délai raisonnable pour cette négociation (environ 30 jours) [97] . Si aucun accord n’est trouvé, le litige peut être soumis à une procédure de règlement contraignante.

Arbitrage et droit applicable : Les contrats de consultants de HGA (et de nombreux contrats clients) incluent une clause d’arbitrage pour le règlement définitif des litiges. Sauf stipulation contraire ou exigence d’un contrat client, le droit applicable aux missions de consultants est le droit du Delaware, États-Unis [98] , et tout arbitrage sera mené par un organisme d’arbitrage reconnu tel que l’American Arbitration Association (AAA) ou le Centre international de règlement des différends (ICDR), conformément aux règles d’arbitrage commercial [99] . L’arbitrage se déroule généralement dans un lieu désigné (pour les consultants, notre contrat choisit le Delaware comme siège de l’arbitrage) et en langue anglaise [100] . L’arbitrage est un mode alternatif de règlement des différends par lequel un arbitre (ou un tribunal arbitral) rend une décision exécutoire. Il est généralement plus rapide et plus spécialisé qu’une procédure judiciaire. En acceptant cette politique (et les contrats sous-jacents), les consultants et les clients s’engagent, le cas échéant, à respecter la procédure et la sentence arbitrales. Des exceptions permettent généralement à HGA de saisir les tribunaux pour obtenir des mesures d’urgence spécifiques, telles qu’une injonction pour faire cesser une violation de la confidentialité ou une action en non-contournement (l’attente d’un arbitrage pouvant causer un préjudice irréparable). Hormis ces rares exceptions, les litiges ne seront pas portés devant les tribunaux, mais résolus par arbitrage, une méthode jugée acceptable par les deux parties. Par exemple, si un consultant allègue que HGA n’a pas versé une prime promise, ou si HGA allègue que la négligence d’un consultant a causé un préjudice, ces réclamations seront vraisemblablement soumises à l’arbitrage dans le Delaware, conformément aux règles convenues. De même, tout litige entre un client et HGA, relatif au contrat client, pourra être soumis à l’arbitrage ou à une autre instance, conformément aux termes dudit contrat (certains contrats clients peuvent spécifier la loi applicable ou les tribunaux compétents ; HGA s’y conforme lors de la signature de tels contrats et veille à ce que toute modification nécessaire soit communiquée aux consultants).

Frais et honoraires d’avocat : En matière d’arbitrage (et dans de nombreux contrats), il est généralement admis que la partie gagnante peut se voir attribuer ses frais et honoraires d’avocat raisonnables [101] [102] . Cette disposition vise à dissuader les demandes abusives. Ainsi, si, par exemple, un consultant doit recourir à l’arbitrage pour obtenir un paiement indûment retenu par HGA et que l’arbitre lui donne raison, HGA pourrait être condamnée à prendre en charge ses frais d’avocat. Inversement, si un consultant introduit une réclamation non fondée et que HGA obtient gain de cause, le consultant pourrait être condamné à couvrir les frais d’avocat de HGA. Toutes les parties doivent garder cela à l’esprit : cette disposition incite à ne traiter que les litiges sérieux et de bonne foi. L’objectif de HGA est d’éviter que les litiges ne dégénèrent à ce point, grâce à l’approche collaborative décrite.

Suspension ou résiliation pour manquement : En dernier recours, tout manquement à la présente politique ou au contrat peut entraîner la suspension ou la résiliation de la mission du consultant (ou de l’utilisation de la plateforme par le client). HGA se réserve le droit de suspendre le compte d’un consultant en cas d’enquête sur une allégation de faute grave commise au cours d’un projet. De même, si un client manque gravement à ses obligations (par exemple, non-paiement ou exigences contraires à l’éthique), HGA peut suspendre ses services à ce client. La résiliation du contrat-cadre d’un consultant ou son exclusion de la plateforme est envisagée en cas de violations graves ou répétées (fraude, performances constamment insuffisantes, violation de l’obligation de non-contournement, etc.). Cette résiliation sera effectuée conformément aux dispositions contractuelles (qui prévoient généralement une résiliation avec préavis pour faute grave, voire sans motif avec préavis dans certains cas). La rupture d’une relation est une mesure de dernier recours ; dans la mesure du possible, nous privilégions la résolution des problèmes et la poursuite du partenariat.

Notification et documentation : Toutes les actions liées à un litige ou à une violation de contrat seront dûment documentées . HGA communiquera officiellement les résultats (par exemple, une notification de succès ou d’échec de la résolution du problème, ou une notification d’ouverture d’une procédure d’arbitrage) aux parties concernées. Nous demandons également aux consultants et aux clients de documenter leurs propres actions – par exemple, conserver les preuves de livrables, de communications ou tout document pertinent, car ces éléments pourraient être nécessaires en cas d’aggravation du problème. Les archives de la plateforme (messages, horodatages de soumission, journaux d’approbation) fournissent souvent des preuves cruciales, ce qui constitue une autre raison pour laquelle nous encourageons l’utilisation de la plateforme pour les actions officielles.

En résumé, notre philosophie est de traiter les problèmes rapidement et équitablement au niveau le plus bas possible. Nous disposons toutefois de mécanismes structurés pour faire remonter les litiges et les résoudre si nécessaire. En acceptant cette politique, les consultants et les clients reconnaissent le processus de résolution des litiges décrit, incluant l’arbitrage et la compétence du droit du Delaware pour les contrats de consultants [98] (les contrats clients peuvent différer, mais le principe d’une résolution équitable demeure). Nous restons attachés au maintien de relations professionnelles, même en cas de conflit, et mettrons tout en œuvre pour parvenir à des solutions amiables.

Mises à jour et acceptation des politiques

La présente politique relative aux consultants et aux clients est un document évolutif susceptible d’être mis à jour en fonction de l’évolution de la plateforme, des services ou des exigences légales de HGA. Les points suivants décrivent les modalités de mise à jour et la gestion de leur acceptation :

Mises à jour de la politique : HGA se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour cette politique . Ces mises à jour peuvent être nécessaires pour intégrer de nouvelles fonctionnalités de la plateforme, des évolutions législatives ou des améliorations de nos processus. En cas de mise à jour importante, HGA communiquera les modifications à tous les consultants et clients actifs dans les meilleurs délais. Les canaux de communication pourront inclure une notification par e-mail, une annonce sur le tableau de bord de la plateforme et/ou un message détaillant les principaux changements. Généralement, nous préviendrons les utilisateurs au moins 15 jours avant l’entrée en vigueur de la politique mise à jour, sauf si une modification immédiate est requise par la loi ou pour la protection de la plateforme (auquel cas nous préciserons que la modification est applicable immédiatement). Nous invitons tous les utilisateurs à lire attentivement ces avis de mise à jour. La version la plus récente de la Politique d’engagement sera toujours disponible sur notre site web et via la plateforme (généralement dans la section « Conditions d’utilisation/Politiques »).

Utilisation continue valant acceptation : En continuant d’utiliser la plateforme ou les services HGA après l’entrée en vigueur d’une mise à jour de la politique, les consultants et les clients sont réputés accepter la politique révisée . Si un utilisateur a des questions ou des inquiétudes concernant les modifications, il doit contacter le support HGA ou son gestionnaire de compte pendant la période de préavis. Dans certains cas, nous pourrions inviter explicitement les utilisateurs à cliquer sur « Accepter » lors de leur connexion, notamment si les modifications sont importantes. Si un consultant ou un client ne peut accepter les modifications, il devra peut-être cesser d’utiliser la plateforme et, le cas échéant, résilier son contrat (sous réserve des obligations restantes). Toutefois, notre objectif est que les mises à jour clarifient et renforcent les protections pour toutes les parties ; l’acceptation devrait donc être une démarche naturelle. HGA n’appliquera aucune modification rétroactive portant atteinte de manière significative aux droits sans consentement ; les modifications s’appliquent généralement aux nouvelles missions.

Lien avec d’autres accords : La présente politique d’engagement vise à compléter et à s’harmoniser avec les autres accords juridiques de HGA : – L’ accord-cadre de consultant Humanics (accord de représentation et de services) que chaque consultant signe régit la relation juridique principale entre HGA et le consultant. Cette politique reprend de nombreuses dispositions de ce contrat en termes clairs et pratiques. En cas de conflit, le contrat de consultant signé (et toute commande spécifique) prévaudra sur la présente politique générale pour ce consultant, étant donné qu’il s’agit d’un accord négocié. Nous nous sommes toutefois efforcés d’assurer la cohérence entre les deux. – Le contrat client/les conditions générales d’utilisation que HGA signe avec ses clients (ou les conditions générales d’utilisation standard de la plateforme, si un client utilise simplement notre site) contiennent également des obligations juridiques pour le client. La présente politique est fournie aux clients afin d’expliquer ces obligations de manière accessible. Si un client a un contrat écrit distinct avec HGA et qu’il existe une contradiction, ce contrat régit les obligations du client. – Les conditions générales d’utilisation et la politique de confidentialité de la plateforme s’appliquent à tous les utilisateurs du site web et de la plateforme. Ces documents couvrent l’utilisation générale du site, la création de comptes, etc., ainsi que les spécificités liées à la protection des données. La présente Politique d’engagement détaille les modalités opérationnelles propres aux missions de conseil. Tous ces documents sont interdépendants et doivent être consultés conjointement. En acceptant cette politique, les consultants et les clients confirment également leur acceptation des Conditions d’utilisation et de toutes autres conditions applicables auxquelles ils ont souscrit.

Accusé de réception de l’acceptation : Les consultants accusent généralement réception de cette politique lors de leur intégration (par exemple, par le biais d’une clause dans le contrat-cadre ou d’une case à cocher sur la plateforme). Les clients peuvent l’accuser réception lors de leur inscription ou de la conclusion du contrat. HGA conserve un historique des dates d’acceptation des différentes versions de la politique par les utilisateurs. Il est important de noter que même en l’absence de signature formelle, l’utilisation de la plateforme pour des missions implique l’acceptation de ces règles. Par souci de transparence, cette politique est accessible au public (sur notre site web) et nous encourageons les consultants et clients potentiels à la consulter avant de conclure un accord avec HGA. Pour toute question relative à cette politique, veuillez contacter le service juridique ou le service d’assistance de HGA.

Gouvernance de la politique : La direction de HGA est responsable de la mise à jour de cette politique. Nous la révisons périodiquement (au moins une fois par an) afin de garantir son adéquation avec notre modèle d’affaires et le contexte juridique. Les mises à jour font l’objet d’un système de gestion des versions. En cas de corrections ou de clarifications mineures n’entraînant aucune modification substantielle des droits ou obligations des utilisateurs, nous ne préviendrons pas nécessairement par écrit, mais la date de mise à jour sera indiquée dans le document. Les modifications importantes (par exemple, l’introduction de nouveaux frais ou d’une nouvelle restriction) seront systématiquement communiquées pour approbation.

En conclusion, en collaborant avec Humanics Global Advisors en tant que consultant ou client, vous acceptez la présente Politique d’engagement des consultants et des clients, ainsi que ses mises à jour ultérieures. Ceci garantit une compréhension commune de nos modalités de collaboration. Nous vous remercions de votre coopération et de votre contribution à une plateforme professionnelle, éthique et efficace, bénéfique à tous.